Важно отметить, что в таком письме не должно быть формулировок ультимативного характера, типа: «Если вы не удовлетворите нашу просьбу, то мы будем вынуждены..», или же указывающих на обязательность выполнения вашей просьбы, а также заранее выраженной благодарности за положительное решение вопроса.
Автору письма необходимо следить за тем, чтобы в нем не было места вышедшим из употребления конструкциям, типа: «при сем направляем», «во исполнение», «сего года», «настоящим сообщаем», не «вышепоименованный», а «указанный выше».
Гарантийное письмо – это документальное подтверждение выполнения каких-либо действий или соблюдения поставленных условий. В нем можно зафиксировать срок выполнения работ, гарантию качества предоставляемой услуги, факт оплаты труда или денежной выплаты. Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.
Так, например, в протокольном смысле этого слова можно назвать беседу российского губернатора с мэром иностранного города или беседу председателя Законодательного собрания с иностранной парламентской делегацией.
Одним из главных отличий дипломатической переписки от обычной деловой корреспонденции является ее неприкосновенность. Письма, предназначенные для отправки, упаковываются в специальные вализы, опечатываются и беспрепятственно пересекают границы государств. Это стало возможным благодаря Венской конвенции о дипломатических отношениях, подписанной большинством стран в 1967 году.