Методические рекомендации

Инженеру-проектировщику систем безопасности

Разработал:

Технический директор ООО «Подряд»

Просвиров Николай Олегович

YouTube канал:

https://www.youtube.com/channel/UC7pJRQx8tnS9xY2oaEkWD7w

1. ВВЕДЕНИЕ

Компания «Подряд» была основана в 2016 году Чапего Дмитрием Александровичем с целью производства электромонтажных работ. Так как в слаботочных системах много направлений, в качестве направления сосредоточения основных усилий было выбрано направление пожарной безопасности. Это самое сложное из всех направлений и самое интересное по сравнению с другими слаботочными системами. Наша компания показывает устойчивый рост с 2016 года. В главных целях компании:

– многократное увеличение прибыли и захват рынка оказания услуг по монтажу систем безопасности и связи;

– строительство собственного офисного здания для сотрудников компании «Подряд»; – получение новых знаний и компетенций;

– строительство высотных зданий и сооружений.

В компании «Подряд» работают люди с девизом «не ссать!», смелые и амбициозные. Будет тяжело, придется выходить из зоны комфорта, решать сложные инженерные задачи, думать, принимать решения и нести за них ответственность. В общем будет весело!

Ежемесячно в компанию подряд обращается более 60 клиентов, которым наша компания делает самые лучшие коммерческие предложения на рынке. Мы добились этого введя определенную стандартизацию. Изучив данные методические рекомендации, вы получите начальные знания, необходимые для работы инженером-проектировщиком в компании «Подряд». Я проделал огромную работу, чтобы дать вам эти знания. Ваша задача впитать их в себя, крепко усвоить и преумножать.

Только так мы сможем добиться главной цели – строить высотные здания и стать самой узнаваемой строительной компанией в мире!

Эта книга, описывает процессы взаимодействия, внутри нашей команды, в общем информационном, корпоративном пространстве, а так же знания и опты, сформированные за продолжительный период времени. Я старался структурировать свои знания и жизненный опыт в этой области, в надежде что это поможет вам совершать меньше ошибок и более глубоко понимать все процессы подбора оборудования, монтажа и пуско-наладки систем безопасности. Надеюсь, что вам они помогут.

2. Общие знания

В нашей компании есть CRM система (bitrix 24) в которой отображается вся необходимая информация для всех сотрудников компании, на всех этапах. В зависимости от того, как мы будем вести эти карточки (а мы будем правильно вести, иначе я буду ругаться), будет зависеть работа всех сотрудников и сбор аналитики, это действительно очень важно.

ВАЖНО: ведите правильно карточки!

Клиент может обратиться в нашу компанию несколькими способами:

– позвонить с сайта – должна создастся карточка в битриксе;

– оставить заявку с сайта – должна создастся карточка в битриксе с указанием имени, номера телефона, если клиент заполнил квиз, то будет указано назначение помещение, примерная площадь;

– отправить письмо на почту – должна создастся карточка в битриксе; В случае если карточка по какой-то причине не создалась (например, когда клиент отправляет письмо, карточка может создастся спустя несколько часов), менеджер отдела продаж, заводит карточку клиента самостоятельно, в колонке «не обработанные лиды», и заполняет в ней всю имеющуюся информацию (указанную ниже информацию обязан вносить менеджер отдела продаж):

– название лида – в названии обязательно должен быть номер (№) папки в отделе продаж, если папки нету, он создает ее самостоятельно, название должно быть не типовым (офис/скуд…), а оригинальным, запоминающимся, можете посмотреть примеры названий папок на нашем общем диске в отделе продаж;

– сумма сделки – вписывается та сумма, которая указана в КП. Если менеджер сделал клиенту скидку, сумма сделки, указанная в карточке, должна соответствовать действительности (сумма сделки, всегда должна соответствовать действительности).

– адрес объекта – это обязательное поле, в котором должен быть указан точный адрес объекта;

– назначение объекта – это обязательное поле, в котором должно быть указано назначение объекта (например: кафе, спорт комплекс, церковь, бизнес центр, офис итд);

– площадь объекта – это обязательное поле, в котором должна быть указана площадь, хотя бы примерная, менеджер отдела продаж, может спросить ее у клиента, или посчитать ее сам по планировке.

– комментарий – в этом поле отображается информация, которую заполняет клиент на сайте, имя, телефон, назначение объекта, площадь итд. В случае, если менеджер отдела продаж, хочет передать какую-то дополнительную/важную информацию для выездного менеджера, все что ему нужно, это дописать в этом поле информацию, например: клиент просил связаться с ним за час до выезда.

– ссылка на яндекс карты – это обязательное поле. Открываете яндекс карты, находите адрес объекта, нажимаете на кнопку поделиться и копируете ссылку, после чего вставляете ее в карточку данного клиента.

Если менеджеру отдела продаж, нужно, что бы выездной инженер отдела продаж выехал на объект, все что нужно, это перетащить карточку в колонку «добыча информации для создания КП», в сплывающем окне выбрать, что вам нужен выезд инженера на объект.

После этого, менеджеру отдела продаж, подставится задача созвониться с клиентом и договориться о дате и времени встречи, как только менеджер договорится с клиентом о дате и времени, в графе «дата и время проведения первичного выезда» он указывает дату и время назначенной встречи, после чего, менеджер отдела продаж, в карточке клиента, находит эту задачу и ставит галочку, что он выполнили задачу.

После этого выездному менеджеру поставится задача на выезд, если менеджер отдела продаж не заполнил вышеуказанные поля, в задаче выездного менеджера будет пустота и он будет проклинать менеджера отдела продаж, за то, что он некачественно выполняет свою работу.

Выездному инженеру прилетает задача, которую он может открыть в мобильном приложении, он сразу видит во сколько назначена встреча, видит адрес, может «тапнуть» на ссылку и сразу же посмотреть на Яндекс картах, где находится объект, построить маршрут до него. Выездной менеджер видит номер телефона клиента и его имя, может с ним созвониться просто «тапнув» на телефон. Пока выездной инженер едет на встречу, он может послушать запись телефонного разговора менеджера отдела продаж с клиентом. Очень удобный инструмент. После того, как выездной инженер съездит на объект, он подгружает в соответствующую папку всю полученную информацию, видео с объекта, актуальные планировки, Бывают случаи, когда карточка прошла несколько колонок и нужно поставить задачу выездному инженеру, что бы он, осуществил выезд на объект, в таком случае, менеджер отдела продаж, открывает карточку клиента, в поле «нужен ли первичный выезд на объект?» указывает да, после чего, перетаскивает карточку в колонку «добыча информации для КП», где дальше все происходит по алгоритму описанному выше, ему ставится задача договориться о встрече, он созванивается с клиентом, договаривается о встрече, в карточке клиента указывает время и дату встречи, после чего ставит галочку о выполнении задачи, выездному менеджеру назначается встреча.

Выше мы рассмотрели базовую информацию о клиенте, давайте продолжим рассматривать остальные поля, следующим блоком идет информация для проектировщика отдела продаж, этот блок называется «ПРОЕКТИРОВЩИК», эту информацию так же указывает менеджер отдела продаж, до того, как карточка перейдет в стадию «Создание КП».

– «скидка будет?» – скидка должна быть всегда, это один из самых главных инструментов продавца, но в некоторых случаях, например в дополнительных работах, когда менеджер отдела продаж уже согласовал цену с заказчиком и/или нет необходимости в предоставлении скидки, менеджер отдела продаж может указать проектировщику отдела продаж, что она не требуется. Если менеджер отдела продаж укажет, что скидка нужна, при составлении КП, проектировщик отдела продаж, в коммерческом предложении укажет две цены, одну без скидки, а другую со скидкой при покупке в течении 4х дней, соответственно, когда вернется клиент, и захочет скидку, менеджер отдела продаж не надо будет думать какую скидку дать, она уже будет написана.

– «Вид работ/услуг» – в этом разделе менеджер отдела продаж необходимо выбрать, что будет указано в коммерческом предложении, что нужно клиенту и просто поставить галочки. Проектировщик отдела продаж исходя из предоставленной информации разработает коммерческое предложение.

Если менеджер отдела продаж не указал информацию в блоке «Проектировщик», значит коммерческое предложение просто не сделают, эта информация обязательна для стадии «Разработка коммерческого предложения». До того, как менеджер отдела продаж переведет карточку в стадию «разработка КП», он должен создать папку в отделе продаж, номер и название которой соответствуют карточке клиента. В эту папку менеджер отдела продаж ОБЯЗАН загрузить ВСЮ информацию, которую он добыл у клиента. Видео с объекта (если выездной продавец ездил на объект, менеджер отдела продаж ОБЯЗАН загрузить это видео в соответствующую папку), схема или планировка объекта тоже обязательно должна быть, без нее невозможно расставить оборудование. Для составления КП на поставку оборудования или расчет стоимости проектных работ, планировка не требуется (для проектных работ достаточно общей информации, указанной в блоке выше, площадь, назначение объекта).

После того, как менеджер отдела продаж, перенес карточку в стадию «Создание КП», проектировщику отдела продаж, автоматически ставится задача на разработку Коммерческого предложения, после того, как проектировщик отдела продаж выполнил задачу, он подгружает всю информацию на общий диск в папку, которая соответствует названию карточки клиента, в этой папке проектировщик отдела продаж создает папку «коммерческое предложение». После того, как проектировщик отдела продаж выполнил задачу, он ставит галочку в карточке клиента, о том, что он выполнил задачу. После этого, менеджер отдела продаж получает эту задачу на проверку и ему надо либо принять работу, либо отправить на доработку. Менеджер отдела продаж, заходит на общий диск, находит папку с названием карточки клиента, проверяет титульный лист карточки, что бы в правом верхнем углу номер КП соответствовал номеру карточки клиента, что бы назначение объекта и адрес объекта соответствовали указанным в карточке, после чего он переносит сумму указанную в коммерческом предложении в карточку клиента, и направляет данное коммерческое предложение руководителю отдела продаж. Руководитель отдела продаж, проверяет данное коммерческое предложение, дает команду на отправку данного коммерческого предложения клиенту и указывает канал связи: почта/вотсап. Менеджер отдела продаж принимает у проектировщика отдела продаж работу по созданию данного коммерческого предложения, нажатием на кнопку «принято».

После этого, менеджер отдела продаж связывается с клиентом и сообщает, что ему отправили коммерческое предложение, уточняет, когда можно с ним связаться. После этого менеджер отдела продаж ставит задачу на звонок с клиентом в указанный день. В назначенный день, с клиентом связывается руководитель отдела продаж и продает.

Следующим блоком идет «БУХГАЛТЕРИЯ», в этом блоке необходимо заполнить все поля, до того, как карточка будет передвинута в стадию «выставляем счета, Договора».

Бухгалтер не знает, о чем вы договаривались с клиентом и какой у нас порядок оплаты. Именно для бухгалтера и существует этот блок. Перед тем как передвинуть карточку в колонку «выставляем счета, договора» вам необходимо заполнить всю эту информацию.

Так как лицензия МЧС есть толь на ООО «Подряд», а на ИП ее нет, все работы связанные с монтажом систем противопожарной защиты, обслуживанием таких систем, мы продаем с ООО «Подряд» (пожарная сигнализация, система оповещения и управления эвакуацией, разработка планов эвакуаций, внутренний противопожарный водопровод, система пожаротушения, аварийное освещение, автоматизация противопожарной защиты, противодымная вентиляция). Обычные условия оплаты: аванс в размере 100% стоимости оборудования и 50% от стоимости работ, конечный платеж после подписания закрывающих документов 50% от стоимости монтажных работ. Можно сделать клиенту скидку (по цене, которая указана в КП «со скидкой»), если клиент согласится отправить авансовый платеж на ИП, с формулировкой за оборудование. Это уменьшит налоговую нагрузку на нас, таким образом мы сможем сделать небольшую скидку клиенту. Если клиент будет согласен на такие условия, значит оплата будет осуществляться в следующем порядке: 100% стоимости оборудования и 50% стоимости монтажных работ оплачиваются на ИП в качестве аванса с формулировкой за оборудование, а оставшиеся 50% от стоимости работ оплачиваются после подписания закрывающих документов.

Работы, связанные с проектированием систем противопожарной защиты, можно продавать с ИП, так как этот вид работ не подлежит лицензированию. Единственное требование, которое предъявляется к данному виду работ, это наличие аттестованного проектировщика, который у нас есть. Соответственно работы по проектированию мы можем продавать с ИП, обычно мы берем 100% предоплату, но при больших объемах, к примеру от 100 т.р., клиенты просят разбить платежи и привязать их к какому-то результату. Например, аванс 30%, после разработки схемы размещения оборудования и спецификации, промежуточный платеж 40%, после сдачи работ и подписания закрывающих документов, конечный платеж еще 30%.

Работы по монтажу всех остальных слаботочных систем, таких как видеонаблюдение, система контроля и управления доступом, структурированная кабельная система, монтаж оптоволоконной линии связи, установка охранной сигнализации, разработка проекта на любую из этих систем, диагностика, все эти работы можно продавать на ИП. На нашем ИП упрощённая система налогообложения, по этому НДСом не облагается.

Что касается заполнения данного блока, для составления договора необходимо подгрузить реквизиты, либо в текстовом варианте, либо картинкой (бывает, клиенты присылают реквизиты в виде картинки или фотографии), указать сколько будет договоров и от кого.

В примечании необходимо указать порядок оплаты, который вы согласовали с Заказчиком. Если есть какие-то важные детали, согласованные с Заказчиком, например сжатые сроки или вы договорились с клиентом, что отправите документы через электронный документооборот (какой у клиента оператор, СБИС/ДИАДОК), это тоже нужно указать в примечании. После того как вы перенесли карточку в колонку выставляем счета/договора, нужно сообщить об этом бухгалтеру, после того как она составит Договор, отправляете его клиенту. После подписания Договора, переносите карточку клиента в колонку «ожидаем оплаты». Когда клиент оплатит, создаем на основании карточки сделку.

Ниже приведен пример, какие Договора у нас есть для ООО «Подряд»

Высота потолков говорит на о том, сколько будут стоить монтажные работы, если на объекте большая высота потолков и с обычной лесенки до него не достать, нам потребуются леса, вышка-тура или ножничные подъемники, аренда данных механизмов дорогостоящая услуга, которая должна отображаться отдельной строчкой в коммерческом предложении.