Заполнять техническое задание можно вместе с заказчиком, можно это сделать вместо заказчика и дать ему на утверждение. Самый надежный вариант, когда заказчик самостоятельно все заполняет и передает вам.
На каждый тип ваших услуг подготовьте отдельное техническое задание, в шапке которого укажите ссылку на ваш сайт и все контактные данные для связи с вами.