Введение

В книге представлен рабочий шаблон документа «Устав проекта» на примере внедрения программного продукта SAP.

Устав проекта – это документ, содержащий сведения о сфере деятельности, целях и участниках проекта. Он предусматривает предварительное разграничение ролей и обязанностей, описывает цели проекта, определяет основные заинтересованные стороны и определяет полномочия менеджера проекта. Фактически этот документ служит описанием для будущего проекта.

Шаблон титульного листа устава проекта

Принятые обозначения, сокращения и определения

Назначение документа

Вводная часть

Устав регламентирует порядок реализации проекта «Разработка и внедрение корпоративной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД)» (далее – Проект).

Реализация Проекта осуществляется специализированной организацией ООО «Центр разработки и внедрения информационных систем» (далее – Генеральный подрядчик) с привлечением внешних консультантов (далее – Подрядчик).

Устав разработан на основании следующих документов:

Договор №123456 от 22 июля 2021 г. между ОАО «Колобок» и ООО «ЛЮТИК» на выполнение работ по разработке и внедрению корпоративной информационной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Колобок» и ОАО «Ромашка»;

ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания» (утв. Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 29.12.90 №3469);

Технические требования «Разработка и внедрение корпоративной информационной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД)», утвержденными первым вице-президентом ОАО «Колобок» 11 апреля 2021 года

Устав Проекта является документом Проекта и предназначен для использования всеми участниками Проекта при выполнении ими проектных работ и в процессе управления Проектом.

Требования и положения Устава Проекта распространяются на всех участников Проекта и являются обязательными для выполнения.

В случае расхождений между текстом данного Устава и Договором текст Договора является превалирующим.

Устав проекта утверждается в двух экземплярах – для Заказчика и Генерального подрядчика работ по Проекту. Оригинал Устава и изменения к нему хранятся в номенклатуре дел департамента информационных технологий ОАО «Колобок».

Копия утвержденного Устава проекта направляется руководителям структурных подразделений, входящих в организационный объем проекта департаментом информационных технологий ОАО «Колобок».

Цели документа

Целями Устава являются:

определение структуры управления Проектом, функций участников Проекта;

установление основных процедур управления Проектом, включая процедуру управления изменениями Проекта.

Устав Проекта принимается Координационным советом Программы реализации ИТ-стратегии ОАО «Колобок», утверждается председателем Координационного совета.

Все изменения Устава осуществляются в соответствии с процедурой управления изменениями Проекта.

Срок действия документа

Настоящий Устав вводится в действие с момента его утверждения Координационным советом и действует до окончания срока реализации Проекта или до утверждения новой редакции Устава. Окончание срока реализации Проекта наступает при достижении всех результатов по Проекту в соответствии с Договором, либо при принятии решения КС о прекращении Проекта.

Цели и задачи Проекта

Цель Проекта

Целью проекта разработки и внедрения корпоративной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД) ОАО «Ромашка» является автоматизация процессов бухгалтерского, налогового, управленческого учетов, а также формирования отчетности в соответствии с требованиями МСФО, в соответствии с Техническими требованиями.

Задачи Проекта

Для достижения целей Проекта, в соответствии с утвержденным Календарным планом, должны быть решены следующие типовые задачи:

обследование рабочих процессов;

разработка, согласование и утверждение методологических документов;

разработка, согласование и утверждение технических и проектных документы (техническое задание, технический проект, рабочую документацию, и др.) на основании методологических документов;

разработка и настройка программного обеспечения Системы в соответствии с техническими документами;

обучение персонала для эксплуатации Системы;

подготовка Системы к эксплуатации;

проведение предварительных испытаний Системы;

проведение опытной эксплуатации Системы;

проведение приемочных испытаний Системы и ввод Системы в постоянную эксплуатацию.

Результаты Проекта

Главным результатом Проекта является работающая в режиме продуктивной эксплуатации КИС ФХД.

Результаты Проекта с разбивкой по этапам Проекта приведены в Календарном плане работ по Договору.

Критерием приемки является утверждение результатов работ по этапам Проекта на Координационном совете

Объем Проекта

Функциональный, организационный, методологический объемы Проекта, а также объем разработок, и состав проектной документации определяются следующими документами:

Договор №123456 от 22 июля 2021 г. между ОАО «Колобок» и ООО «ЛЮТИК» на выполнение работ по разработке и внедрению корпоративной информационной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Колобок» и ОАО «Ромашка»;

Технические требования «Разработка и внедрение корпоративной информационной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД)», утвержденными первым вице-президентом ОАО «Колобок» 11 апреля 2021 года (Приложение № 2 к Договору №123456от 22 июля 2021 г.).

Функциональный, организационный, методологический объемы Проекта, а также объем разработок, и состав проектной документации могут быть уточнены и дополнены на этапах проекта «Техническое задание» и «Технический проект».

Основные допущения и ограничения по Проекту

Основные допущения и ограничения, принимаемые в Проекте:

Информация, предоставленная Заказчиком для целей выполнения проекта, является своевременной, достоверной и максимально полной.

Заказчик предоставляет Генеральному подрядчику информацию обо всех действующих нормативных документах, относящихся к проекту, в том числе: шаблонах форм данных/отчетов, структурах имеющихся файлов данных, составах и наполнении справочников, перечнях показателей, методиках, необходимых для расчета и анализа показателей, регламентах проведения анализа.

В случае необходимости изменения нормативных документов, относящихся к проекту, в период от начала проектирования системы до ввода ее в эксплуатацию, по инициативе Заказчика, эти изменения должны быть доведены до Генерального подрядчика.

Работы по Проекту выполняются на двух площадках – в г. Москва и г. Магадан. Бизнес-процессы реализуются в Системе на основе единой методологии, разрабатываемой в рамках данного Проекта.

При возможности реализации существующего бизнес-процесса средствами стандартных настроек SAP, без разработок, будет применен именно этот подход. Разработки будут предлагаться только для покрытия функционального дефицита (то есть в случае, когда в стандартных настройках отсутствует возможность реализации существующего бизнес-процесса) и отсутствует целесообразность в изменении бизнес-процесса Заказчика. Объем разработок определяется и согласуется Заказчиком на этапе «Технический проект».

Реализация механизма загрузки начальных данных является зоной ответственности Подрядчика. Предварительная подготовка (выгрузка данных из исходных систем) начальных данных обеспечивается сотрудниками Заказчика по формату и структуре, разработанному в ходе Проекта.

В части интеграционных взаимодействий Системы с действующими информационным системами Заказчика (указанными в п. 3.1.7 ТТ) со стороны Заказчика должна быть обеспечена готовность (при необходимости – доработка) данных ИС. Генеральный подрядчик и Подрядчик в рамках данного Проекта не выполняют работы, связанные с настройкой и/или разработкой в действующих информационных системах и источниках данных Заказчика. В Проектную команду должны быть включены бизнес-эксперты по каждой из систем, а также технический специалист(ы), ответственные за интеграцию.

Работы, связанные с ИТ-инфраструктурой (развертывание ИТ-инфраструктуры, обеспечение прав на использование системного программного обеспечения, установка и администрирование системного ПО), а также организация подключения пользователей к Системе относятся к области ответственности Заказчика.

В период работы над Проектом Генеральный подрядчик выполняет работы, связанные с установкой прикладного ПО Системы, разрабатывает и выполняет регламенты базисной поддержки Системы, обеспечивает своевременный перенос запросов на разработку и настройку, предоставление проектной команде необходимых полномочий, сервисные системные процедуры (копирование мандантов, резервное копирование и другие работы, связанные с администрированием Системы) в сегменте ИВИ «Разработка».

Организационные изменения, связанные с изменением бизнес-процессов Заказчика и организационно-распорядительной документации, осуществляются Заказчиком вне рамок данного Проекта. Ответственность за их осуществление, выделение на них ресурсов и контроль исполнения лежит на Заказчике. Планирование организационных изменений является ответственностью Генерального подрядчика.

Генеральный подрядчик предоставляет достаточные ресурсы и компетенции для реализации Проекта в установленные сроки. Заказчик обеспечивает выделение функциональных специалистов Заказчика для работы в проектных группах.

Для выполнения отдельных задач в ходе проекта Генеральный подрядчик может, по согласованию с Заказчиком, привлекать субподрядчиков.

Заказчик обеспечивает создание Службы технической поддержки Системы – в срок до начала предварительных испытаний Системы.

Заказчик осуществляет организационную поддержку проектной команды, обеспечивая присутствие руководителей и специалистов Заказчика на интервью и совещаниях по проекту, участие членов проектной команды от Заказчика в работе по Проекту согласно утвержденному детальному плану-графику работ на каждый этап.

Закупка, монтаж и пуско-наладка объектов является ответственностью Заказчика. Критически важным для проекта является завершение работ по пуско-наладке и тестированию оборудования к началу этапа «Технический проект».