Главный настрой, который нужен именно в той ситуации, когда вы вынуждены отказать чиновнику, – это крайняя вежливость и минимальная эмоциональность. Вы не показываете эмоции, ведете себя максимально холодно и отстраненно, очень аккуратны в своих высказываниях, немногословны, но при этом говорите таким тоном, который не допускает возражений.