Цитата из книги «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики»

необходимо провести анализ состава постоянных корреспондентов, с которыми необходим юридически значимый электронный документооборот. Важно проанализировать характер переписки с этими организациями, а также проработать вопросы их технической готовности к обмену документами в электронной форме. Соответственно, начинать обмен документами в электронной форме надо с теми корреспондентами, которые удовлетворяют двум условиям: – технически подготовлены к обмену документами в электронной форме; – документооборот с которыми носит регулярный характер и существенен по объему. Заключение соглашений с организациями из числа постоянных корреспондентов, с которыми целесообразно осуществлять обмен электронными документами. Если организации – участники обмена документами в электронной форме представляют разные ведомства или не относятся к общей управленческой структуре, то потребуются подготовка и заключение с ними соответствующего соглашения (договора), в том числе по вопросам, обозначенным ниже. Возможно заключение соглашения между двумя или несколькими организациями, предусматривающего присоединение к нему новых участников по мере их готовности и заинтересованности. С учетом заключенных соглашений (договоров) целесообразно издание в организации регламента передачи и приема документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам. Решение вопросов использования электронной подписи. Вопросы использования ЭП, в том числе конкретных ее видов (простой, усиленной или усиленной квалифицированной) должны быть предусмотрены в соглашении (договоре) между участниками документооборота. При этом важно различать использование ЭП на стадиях подготовки документа (для его согласования, подписания) и передачи уже подписанного документа по каналам связи (так называемая «транспортная» ЭП). В последнем случае могут применяться ЭП и шифрование для заверения и защиты пересылаемого по электронной почте сообщения в целом, включая не только файл (файлы), но и регистрационные данные документа (которые также определяют его юридическую силу) и другие метаданные. При организации использования УКЭП во внешнем электронном