Цитаты из книги «Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке»

Вводить — это не только рассказать о том, что было до задачи. Это еще и что будет после: на что эта задача повлияет, куда пойдут данные, что с ними будут делать. Если исполнитель понимает это, он может решить задачу качественнее и сделать именно то, что нужно (а не то, о чем мы могли попросить по ошибке).

Неадекватность не в том, сильная у вас позиция или слабая. Неадекватность — это когда поведение и ситуация не совпадают.

Заголовки нужно формулировать максимально просто, прямолинейно, без языковых игр и креатива.

Хорошая тема письма состоит из трех частей: 1. О чем это письмо? Какого проекта касается? 2. Что от меня требуется? И требуется ли? 3. К какому сроку, если таковой есть?

У нас вроде книга о тексте, поэтому странно в ней говорить о режиме дня. Но в деловом общении это может оказаться даже важнее, чем текст. Мысль такая: не пишите, когда вы устали или раздражены.

Выделение в середине предложения не упрощает, а усложняет чтение, создает хаос и ощущение неряшливости. Если вам захотелось что-то выделить — вынесите это в начало абзаца. Не выделяйте жирным в середине абзаца — только в начале и только ключевую мысль, на правах подзаголовка.

Как извиниться, если виноват? «Иван, простите, я допустил такую-то ошибку. Это полностью моя вина. Вот что я планирую сделать, чтобы исправить. Что еще я могу сделать?»

Предложение. Что конкретно мы предлагаем и как это решит задачу клиента. Важно не только назвать свои продукты, но и объяснить, как ими будут пользоваться, чем они помогут читателю.

Иван Иванович, добрый день! Благодарю за встречу по проекту такому-то. Видеозапись и протокол прилагаю. В этом письме — резюме встречи и вопросы по такой-то части проекта, которые остались неохваченными. Мы сможем продолжить, как только вы дадите ответы на вопросы в письме или направили нас к специалистам, у которых есть нужная информация. Письмо довольно длинное, поэтому важные вопросы выношу в начало.

Поэтому в одном письме должен быть один проект, одна задача или один большой вопрос.