Цитаты из книги «Архитектура делового мероприятия. манифест»

В этой книге мы представляем общие аспекты архитектуры делового мероприятия и приводим несколько примеров из сотен ее практических элементов.

В ней описаны концепции и идеи, которые дают пищу для размышлений, основу для обсуждения и публикаций, в конечном итоге содействующих постоянному инновационному процессу на благо индустрии.

В этой книге мы сосредотачиваемся на содержании деловых мероприятий – на том, что происходит во время делового мероприятия, что имеет значение для «учредителей» мероприятия (его инициаторов), на целях делового мероприятия. Что меняется в умах участников, что влияет на участников, что способствует достижению целей делового мероприятия в плане обучения, нетворкинга и мотивации?

IDEA IDEA – это аббревиатура, состоящая из названий 4-х фаз: I (identification) определение целей D (designing) проектирование мероприятия с опорой на эти цели E (executing) реализация (проведение) мероприятия A (assessing) оценка результатов

Концептуальные инструменты – это все, что относится к концепциям, форматам делового мероприятия, планировке в помещении, а также к таким методам как «открытое пространство», «серьезная игра Лего», «Печа Куча» и т. п. Человеческие ресурсы – это люди (например, актеры), фасилитация и т. п. Художественные, или креативные, инструменты – это такие инструменты, как тема, дизайн, видео производство, креативное приветственное шоу и т. п. Технические инструменты – это материальные инструменты, не относящиеся к вычислительной технике: такие вещи, как аудио/видео, декорации и сцена, флипчарты, ручки и бумага, указатели, Лего и т. д. Технологические инструменты – это все инструменты, основанные на использовании компьютера – веб-приложения, киберкафе, системы совместной работы, технологии нетворкинга и т. п.

Упрощенная модель «Матрицы целей делового мероприятия®»:

Что еще очевидно, так это то, что аспекты гостеприимства в мотивации играют ключевую роль. Они жизненно важны на уровне 1 измерения (см. уровни измерения ROI) по той причине, что, если человек не удовлетворен уровнем гостеприимства, он не многому научится. Это означает, что соответствующий уровень гостеприимства – это обязательное условие для достижения высокого уровня обучения у взрослых. Удовлетворение интеллектуальных потребностей группы людей на деловых мероприятиях, по крайней мере, также сложно, как обеспечение их физиологических потребностей в еде, питье, сне и т. п. Однако, ни одна индустрия, выставка, конференция или традиционное образование не фокусируется на интеллектуальной сфере. В любой столице есть сотни мест, где можно замечательно поесть, но где найти того, кто предложит достойную трапезу для удовлетворения умственного голода? Есть дюжины гостиничных сетей, на стандарт которых мы рассчитываем и которые позволяют обеспечить комфорт в этом аспекте, но где искать команду людей, занимающихся исключительно деловыми мероприятиями и способных организовать фасилитацию нетворкинга? Где найти специалиста, который соединит все необходимые креативные, технические и технологические ингредиенты в замечательный микс, удовлетворяющий всем предопределенным целям конференции?

Наличие ряда действий, связанных с мероприятием, на протяжении месяцев после его завершения – тоже хорошо. Это напоминает участникам об их участии в нем и определенно становится стимулом для применения того, о чем они узнали, а также для посещения этого мероприятия в следующем году. Взаимосвязь Взаимосвязь начинает формироваться в период от нескольких недель до самого начала следующей конференции. Ключевые послания или, еще лучше, выводы из предыдущего делового мероприятия, получают подкрепление. Участник осознает, что прошлогоднее деловое мероприятие не забыто и что та работа, которую он проделал во время мероприятия, была не зря. Делайте деловое мероприятие частью серии. Если возможно, ставьте долгосрочную цель и создавайте долгосрочную тему. Тогда каждое мероприятие серии нацелено и на долгосрочные цели, а тема варьируется в зависимости от текущего этапа долгосрочного проекта (см. также «Деловые мероприятия Дирка Рейна») Эта палитра разнообразных аспектов мотивации – шорт-лист вещей, о которых необходимо думать во время проектировочной стадии делового мероприятия. Мозговой штурм вокруг этих элементов приведет к возникновению многих других идей. Они могут быть более уместными для конкретного проекта.

Во время самого мероприятия смех – это громадная сила. Многие наши участники живут и работают в высоком скоростном режиме и привыкли к высокому уровню активности с использованием мобильных устройств, компьютеров, смс и т. п. Возможность перейти в пассивный режим – это то, что им может понравиться во время пляжного отдыха, но не обязательно на конференции. Активность и активное участие будет гораздо привлекательнее часовых выступлений в течение всего дня. Использование разнообразных средств коммуникации, инструментов и техник для презентаций и обучения будет гораздо привлекательнее и веселее, чем целый день PowerPoint-а. Смех можно встроить в канву мероприятия многими способами; он должен рассматриваться как средство, поддерживающее концентрацию и активность людей на различных стадиях делового мероприятия. Первое, что приходит на ум о том, как добавить смех, – это развлекательные элементы за ужином или спорт, активный отдых или подобного рода развлечения. Они, конечно, подойдут как вариант, но создание веселых моментов на самом деловом мероприятии тоже весьма уместно, особенно тогда, когда правила и приличия все больше встают на пути развлечений. Оценка Один из более интересных способов сохранить мотивацию участников – это протестировать, какой объем информации они запомнили, сразу же по окончании сессии. В некоторых случаях инициаторы деловых мероприятий не считают правильным тестировать своих участников, но этот экзамен может быть анонимным. Он может быть частью программы и остаться на руках у участника. Как только участник понимает, что предстоит тест, концентрация и внимание усиливаются. Оценка результатов усвоения материала работает как мотиватор. Исследования это явно подтверждают (см. статью в базе знаний на сайте [битая ссылка] www.meetingdesigninstitute.org) Сопровождение

Профессионализм Это понятие означает профессиональное выполнение работы в плане обучения, нетворкинга и мотивации на деловых мероприятиях. Наладить базовые элементы – шаг номер один. Но и все остальные вещи необходимо делать хорошо, привлекая профессионалов, чтобы во всем обеспечить соответствующий уровень. Участники приезжают издалека и не желают тратить свое драгоценное время, сталкиваясь с работой любителя. Это не означает, что любое деловое мероприятие должно быть большим шоу, но что бы это ни было, это должно быть хорошо подготовлено и проведено безукоризненно. Дилетантство – это отличный способ быстро понизить мотивационную планку и воспрепятствовать результатам. На деловом мероприятии лучше сделать меньше, но качественно, чем запланировать больше, но не реализовать на соответствующем уровне. Аудитория – это дракон с 200-ми головами и ее, соответственно, сложно удовлетворить. Экспертиза Когда на ваше мероприятие приходят специалисты, они хотят учиться у лучших. Наличие экспертов, выступающих со сцены, жизненно важно для обеспечения желаемого результата. Усилия, требуемые для того, чтобы заполучить нужных людей, могут истощать ваши ресурсы, но здесь необходимо выложиться на все 100. Инициатор делового мероприятия должен найти самых лучших возможных спикеров по той или иной теме, а особенно для ключевого выступления. Это задача недооценивается и отнимает больше сил, чем обычно могут на нее выделить. Она также, несомненно, влияет на образование. Но присутствие настоящих экспертов или лидеров мнений имеет и мотивационный эффект. Я, как участник, в результате чувствую себя более значимым. Уважение Уважение к участнику крайне важно. Это элементарно. Конкретнее, деловое мероприятие должно уважать знания и ценность каждого своего участника. Кроме выступающих со сцены экспертов, значительная часть времени конференций должна быть отведена на дискуссии, интерактив, самовыражение и т. п. Краудсорсинг, коллективный разум, открытое пространство, Wiki-семинары и другие форматы помогают создавать такое уважение к участнику. Инструменты наподобие систем для голосования и средства для совместной работы также способствуют достижению этой цели. Смех