Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Виды номенклатуры дел:
1. Типовые;
2. Примерные;
3. Индивидуальные.
Типовая номенклатура дел – это нормативный документ, который составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.
Примерная номенклатура дел – носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые она распространяется.
Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.
Требования к номенклатуре дел:
1. Она должна охватить все документы организации. Если в течение года появляются дела, не предусмотренные номенклатурой дел, они дописываются в соответствующий раздел под резервным номером;
2. В одном деле не должны быть документы постоянного и временного срока хранения, так как у них разная обработка, соответственно и разная судьба;
3. Заголовок каждого дела должен четко отражать содержание хранящихся в деле документов.
Номенклатура дел позволяет классифицировать документы, группировать их в дела.
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
1-ый экземпляр номенклатуры дел хранится в сейфе, 2-ой экземпляр – у секретаря руководителя или в службе ДОУ, 3-ий экземпляр – в архиве. Один экземпляр секретарь распечатывает и отдает структурным подразделениям (разделы номенклатуры дел, относящиеся непосредственно к каждому структурному подр азделению).
Номенклатура дел способствует решению следующих важных вопросов в работе с документами:
– регистрации;
– систематизации документов;
– учету;
– экспертизе ценности:
а) отбору на хранение;
б) отбору на уничтожение.