Цитата из книги «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»

6.3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве; номенклатура дел Основные понятия: требования к проведению формирования дел, правила формирования документов; номенклатура дел, ее назначение, требования к ее составлению, ее удостоверению; перечни документов с указанием сроков их хранения, текущее хранение, обеспечение сохранности. Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Требования при проведении формирования дел: 1. Документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела; 2. В дело включается только по одному экземпляру каждого документа; 3. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТов, нормативных актов и т. д.; 4. Группировать в дело документы только одного календарного года; исключение составляют переходящие, судебные, личные дела, а также документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые формируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров – в пределах театрального сезона, а также дела фильмов, рукописей, истории болезней и т. д.; 5. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел категорически запрещается группировать в дела: 1. Черновые и дублетные экземпляры документов; 2. Документы, подлежащие возврату; 3. Неисполненные документы. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы по содержанию они последовательно освещали вопрос, при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, а исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или создания, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Организационные документы (положения, инструкции, правила), утвержденные в качестве самостоятельных, группируют в самостоятельные дела. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу группировать в самостоятельные дела: прием на работу отдельно от перевода, а его отдельно от увольнения. Поручения вышестоящих органов управления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. Предложения, заявления и жалобы граждан группируются отдельно. Переписка группируется, как правило, за период календарного года, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При формировании дел наиболее распространенными принципами систематизации документов являются: номинальный, хронологический, алфавитный, корреспондентский и предметновопросный, географический.