Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Форма внутренней описи документов дела [2] Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения. В этом случае секретарь может вынуть из дела документы, а на их место заложить лист-заместитель. Если требуется выдача дела целиком, заполняется карта-заместитель, которая помещается на место выданного дела. На практике наряду с картой и листом-заместителями во многих организациях используется журнал регистрации выдачи документов и дел во временное пользование сотрудникам. Он имеет произвольную форму и должен содержать следующие разделы: кому, куда, что выдано, когда, и, что самое главное, – расписку в получении, а также отметку о возвращении (расписка, дата возврата).

Форма итоговой записи к номенклатуре дел [2] Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. Дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранит секретарь. Оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах. На полках дела располагаются вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, а на корешке дела указывается номер по номенклатуре дел. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре дел. Сначала находят нужный номер по номенклатуре дел, а затем по номеру дела нужную папку с документами на полке. Дела, содержащие особо ценные документы или сформированные по видам, сложные по содержанию, а также с документами ограниченного доступа, должны иметь внутреннюю опись, которая постоянно дополняется, так как в нее вписывается каждый подшиваемый документ. Внутренняя опись – документ, включаемый в дело, для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Она помещается в начале дела и содержит: 1. №№ по порядку 2. Индекс документа; 3. Дату документа; 4. Заголовок документа; 5. Номера листов дела; 6. Примечание.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Виды номенклатуры дел: 1. Типовые; 2. Примерные; 3. Индивидуальные. Типовая номенклатура дел – это нормативный документ, который составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел – носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые она распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация. Требования к номенклатуре дел: 1. Она должна охватить все документы организации. Если в течение года появляются дела, не предусмотренные номенклатурой дел, они дописываются в соответствующий раздел под резервным номером; 2. В одном деле не должны быть документы постоянного и временного срока хранения, так как у них разная обработка, соответственно и разная судьба; 3. Заголовок каждого дела должен четко отражать содержание хранящихся в деле документов. Номенклатура дел позволяет классифицировать документы, группировать их в дела. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 1-ый экземпляр номенклатуры дел хранится в сейфе, 2-ой экземпляр – у секретаря руководителя или в службе ДОУ, 3-ий экземпляр – в архиве. Один экземпляр секретарь распечатывает и отдает структурным подразделениям (разделы номенклатуры дел, относящиеся непосредственно к каждому структурному подр азделению). Номенклатура дел способствует решению следующих важных вопросов в работе с документами: – регистрации; – систематизации документов; – учету; – экспертизе ценности: а) отбору на хранение; б) отбору на уничтожение.