4) Изготовление копий, выписок из номенклатуры дел и передача их в структурные подразделения.
После согласования и утверждения сводной номенклатуры структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Не смотря на то, что ранее уже были составлены номенклатуры дел подразделений или списки дел, так как сведения в них могли претерпеть дополнения и/или корректировки (наименования дел, сроки хранения и др.). Документ печатается в 3-х – 4-х экземплярах:
– первый, (утвержденный экземпляр) хранится в службе ДОУ организации постоянно;
– второй – используется в организации в качестве рабочего. Специалист, ответственный за номенклатуру дел, вносит в него соответствующие изменения и дополнения в течение года, чтобы на его основании составить номенклатуру на следующий год;
– третий хранится в архиве организации;
– четвертый направляется в соответствующее архивное учреждение (обязателен для организаций – источников комплектования Архивного фонда РФ).