Заседание ЭК оформляется протоколом. В номенклатуру СП вносится номер и дата протокола ЭК.
В конце года заполняется графа 3 (проставляется количество дел, томов, частей по каждому наименованию). Затем составляется итоговая запись к номенклатуре дел СП (форма итоговой записи приведена в приложении №25 Правил 2015). Подсчитывается количество заведенных в данном году дел по группам – с постоянным сроком хранения, временных (свыше 10 лет), временных (до 10 лет включительно). Затем итоговые сведения о заведенных в данном году делах передаются в службу ДОУ, о чем делается отметка.1 экземпляр номенклатуры СП хранится в соответствующем структурном подразделении, 2-й – в службе ДОУ, 3-й – в архиве организации.