Определение состава документов для включения в номенклатуру. Чтобы составить номенклатуру дел, необходимо изучить содержание и состав документов в структурных подразделениях организации, её совещательных, коллегиальных, временно и постоянно действующих органах (например, экспертных, методических комиссиях, и др.) На данном этапе целесообразно воспользоваться примерной номенклатурой дел либо руководствоваться типовой при наличии. В номенклатуру дел включаются названия всех дел, которые формируются в организации на документированных участках работы. Также вносятся названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме (при наличии таких дел).
На практике разработку номенклатуры поручают секретарю или делопроизводителю, но один человек не может знать досконально все участки работы в организации, а следовательно, не обладает необходимой информацией о всех документах. Это и не входит в его обязанности. Поэтому в данной ситуации необходимо взаимодействовать со специалистами из каждого структурного подразделения и запросить у них информацию о документах, формирующихся в их отделах. Если Ваша организация вновь создана или является правопреемником ликвидированной, то в номенклатуру включаются наименования незавершенных дел ликвидированной организации. Заголовки печатных изданий не включаются.