1. Предварительное рассмотрение письма производится секретарем сразу после вскрытия конверта. Основываясь на содержании письма, секретарь принимает решение направить документ руководителю или в структурные подразделения. При этом конверты с пометкой «лично» не вскрываются.
2. Регистрация секретарем письма. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Передача письма руководителю.
4. Рассмотрение документа руководителем, наложение им резолюции, которая отражает его решение. Направление письма исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Работа исполнителя над документом, подготовка ответа, направление руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
6. Осуществление секретарем контроля за исполнением документа.
7. Получение секретарем от исполнителя инициативного письма и помещение его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, направление ответа адресату.
Этапы работы с исходящими документами
1. Подготовка исполнителем исходящего документа в подразделении; составление и согласование проекта документа. Проверка секретарем правильности оформления документа.
2. Передача оформленного документа на подпись руководителю предприятия.
3. Регистрация секретарем документа после подписания его руководителем или в канцелярии.
4. Отправление зарегистрированного документа адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Подшивка секретарем в дело копийного экземпляра документа.
Этапы обработки внутренних документов