Совещания подразделяют на информационные, оперативные, дискуссионные и др. При его подготовке заранее планируют место и время его проведения, определяют тематику и повестку дня, задачу, регламент, примерный состав участников, порядок подготовки участников совещания, помещение, доклады и проект решения.
Дата совещания не должна быть первой пришедшей в голову или просто удобной, желательно устанавливать стабильные дни. Следует избегать внеплановых совещаний, выбивающих сотрудников из колеи и, как правило, недостаточно эффективных из-за недостаточной подготовки. Такие совещания нарушают график работы специалистов, вынуждают их переносить уже назначенные встречи и другие мероприятия, вносят хаос в повседневную работу.