Попробуйте распределить дела по матрице Эйзенхауэра.
Есть дела «важные и срочные».
Есть «важные и несрочные».
Есть «неважные и срочные».
И есть «неважные и несрочные».
Может, выкинуть из списка дел те, которые можно назвать «неважными и несрочными», и заменить их на внедрение нового инструмента? Это точно «важное».