Сделайте в Google Документах текстовый файл с повесткой встречи и откройте доступ всем участникам.
Так накануне встречи каждый сможет занести свои вопросы и идеи и ознакомиться с общим планом мероприятия.
Когда все заранее представляют в деталях, о чем пойдет речь, и готовятся соответственно — встреча проходит гораздо эффективнее.