Они должны выполняться при наступлении определенных обстоятельств или в момент посещения определенного места. Такие обстоятельства и называют кайросом («благоприятный момент» на древнегреческом) — в противоположность хроносу (последовательно текущему времени).
Например:
буду в офисе — спрошу у Виктора Николаевича о его проекте;
буду проезжать мимо банка — зайду продлить договор;
приеду к родителям в гости — оплачу квитанции за дом.
Попробуйте использовать стикеры в ежедневнике — их можно переносить на другой день, если в этот день не сложилось, не было кайроса.
Кроме того, вы можете сделать майнд-мэп (интеллект-карту), где на первом уровне будут ваши кайросы, а на нижнем — соответствующие им задачи.