Еще один способ минимизировать расползание масштаба — требовать вдумчивого обсуждения и одобрения любых серьезных изменений. Например:
Создайте совет по контролю изменений. В высокоструктурированной проектной среде такая группа несет ответственность за «сбор информации о влиянии предложенных изменений на график, бюджет и содержание проекта, голосование по предложенным изменениям и отправку запросов на внесение изменений на подпись куратору проекта», говорит Боб Тарн, старший консультант, специализирующийся на ИТ- и телекоммуникационных проектах в PM Solutions (Пенсильвания).
В ИТ-проекте, влияющем на отделы продаж, маркетинга и логистики, такой совет должен состоять из старших менеджеров этих отделов. Менее крупные проекты — с бюджетом менее $1 млн и продолжительностью не больше года — могут эффективно функционировать без формального совета, говорит Тарн. Менеджер проекта может просто обращаться за советом к ключевым заинтересованным сторонам по мере необходимости.
Установите ограничения на дополнительные работы. Мишель Рид, независимый консультант по управлению проектами из Вашингтона, говорит: «Любые изменения, требующие на свое осуществление более 5% изначально установленных для данной статьи расходов по проекту средств или времени, должны сопровождаться формальным запросом на изменение масштаба».
Ограничьте количество новых характеристик. Выработайте правила о числе крупных и мелких новых характеристик, которые могут быть включены в проект определенного масштаба. Это поможет проектной команде контролировать неопределенность при планировании на ранней стадии, заставляя выбирать только те новые характеристики, которые наиболее важны для потребителя.