Цитаты из книги «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010»

«Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное».

Как сформулировал западный тайм-менеджер Стивен Кови, «put first things first» – «главными вещами нужно заниматься в первую очередь».

Стоит выделить в день около 1–1,5 часа на плановые проверки почты и еще около 2–3 часов в неделю – на расчистку накопившихся несрочных писем. Эти 2–3 часа можно жестко привязать ко времени (например, вторая половина дня в пятницу) либо выделить в любое удобное время.

. В меню Файл / Параметры в разделе «Календарь» снимите галочку у слов «Напоминания по умолчанию». Это нужно для того, чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения встречах

Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.

вода, свободно разливающаяся по равнине, не имеет свободы двигаться вверх. Когда же ее свободу ограничивают, ставя плотину, – у воды появляется новая свобода.

Краткие итоги ▪ Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки». ▪ Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель. ▪ Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям. ▪ Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории. ▪ Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом. ▪ Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу. ▪ Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок. ▪ Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.

Краткие итоги ▪ Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» – для самоконтроля и самомотивации. ▪ Используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель. ▪ Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела. ▪ Копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля. ▪ При планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике».

Краткие итоги ▪ Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней. ▪ Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации. ▪ Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами. ▪ Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем. ▪ Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно. ▪ Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска. ▪ Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.

Краткие итоги ▪ Фиксируйте контактную информацию сразу. ▪ Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком. ▪ Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям. ▪ Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов». ▪ Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т. д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться. ▪ Находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта (только для Outlook 2007).