Введение

Работая консультантом в McKinsey&Company и составляя деловые письма, Барбара Минто выработала свой способ подготовки документов. Структура, подчиненная принципу пирамиды, направлена на создание текста, максимально понятного для читателя. Используемый метод предполагает взаимосвязь идей по трем направлениям: вниз, вверх и в стороны. Принцип пирамиды – стандарт McKinsey&Company и других компаний.

Любой документ создается для донесения единственной, главной мысли. Начните с нее, двигаясь вниз и в стороны. Структура пирамиды формулирует идеи, устанавливает четкие взаимосвязи между высказываниями, доводит анализ до закономерного вывода. Она помогает донести до читателя основные утверждения и создать легкий для восприятия текст.

Принцип пирамиды позволяет создавать за короткое время ясные и лаконичные письма.

Логика в письме

Почему именно пирамида?

Текст наиболее легко воспринимается, когда сначала идут более абстрактные и общие понятия, после – второстепенные, раскрывающие основную мысль. Примеры, доказательства и пояснения поддерживают главные суждения. Причина в том, что человек воспринимает информацию, мысленно выстраивая пирамиду, и начинает с верхушки.

Из этого следует, что структура идеального документа должна повторять обозначенную фигуру. В ней мысли взаимосвязаны вертикально (информация на любом уровне объединяет идеи, расположенные ниже в этой группе) и горизонтально (суждения одной категории создают в совокупности единый логический аргумент).

Текст, систематизированный таким образом, легко воспринимается читателем, который постепенно двигается от вершины пирамиды вниз. Главные утверждения вызывают неосознанный вопрос, а ответы на него приводятся уровнем ниже. Подобный «диалог» продолжается до того момента, пока все мысли, которые вы хотели донести до читающего, не будут высказаны.

В своих работах американский психолог Джордж Миллер приводит данные о том, что кратковременная память человека воспринимает не более семи предметов. Большее количество информации необходимо разбивать на логические группы, основанные на пирамидальной структуре. Любые высказывания, построенные по этому принципу, более простые и удобные для понимания.

Умственные способности читателя, каков бы ни был уровень его интеллекта, все же ограничены. Частично они используются для распознавания и понимания слов, частично – для поиска взаимосвязей, оставшаяся же «часть» осмысливает значение идей. Вы можете сэкономить время читателя, излагая мысли таким образом, чтобы на их восприятие приходилось затрачивать меньше усилий. Со стороны составителя текста невежливо располагать предложения в такой последовательности, чтобы их приходилось перечитывать по несколько раз в поисках логики. Большинство читателей просто отказывается это делать.

Конец ознакомительного фрагмента.