© Оформление. ООО «Издательство „Эксмо“», 2020

«Удаленка»

Вступление

Работа и взаимодействие с руководством, коллегами, подчиненными, клиентами и друзьями в дистанционном формате, или на «удаленке», становится не только популярным трендом, но и объективной реальностью.

Специалисты, бизнесмены и просто ваши собеседники переходят в новый «аудио-видео-короткое сообщение» режим общения в формате мессенджеров и видеоконференций. Кто-то активно и с удовольствием открывает для себя новые возможности. Кто-то соглашается на новый формат под напором обстоятельств. Кто-то надеется, что это временно, и мечтает поскорее вернуться в рабочее, офисное пространство к привычным способам взаимодействия. Кто-то рассматривает новый формат как органичное экспресс-дополнение к привычному стилю общения.

Все ли одинаково рады новым форматам взаимодействия? Как показывает практика, нет. Кому-то сложно разобраться в технических деталях. Кто-то считает подобный вид коммуникации недостаточно официальным. Кто-то ценит личное общение и обсуждение за чашечкой кофе. Кто-то чувствует психологическое напряжение перед камерой. Кто-то переживает, как к работе из дома отнесутся близкие, как домашний офис повлияет на тайм-менеджмент и отношения.

Давайте разберемся, какие правила останутся неизменными и что нового нас ждет в общении на расстоянии. Как сформировать правильное впечатление о себе, создать новые связи и репутацию в онлайне, определить и сохранить свои границы? Что надеть, как подготовиться к видеоконференции или онлайн-собеседованию? Как оборудовать и разграничить рабочую зону? Как сделать аудио- и видеообщение корректным и приятным? Как создать свой успех в новой действительности благодаря видеопрезентации и правилам делового взаимодействия на «удаленке»?

Задание:

Запишите, какие вопросы у вас возникли в связи с переходом на удаленную работу и использованием новых способов коммуникации, например, в видеочате или мессенджере. Если вы не нашли ответ, пришлите ваш вопрос, и мы дополним список правил.

Успех на «удаленке»

«Что такое эффективная „удаленка“? Это когда вы можете работать на дому, не снижая качества».

«Удаленка» – работа в удаленном от офиса месте. Часто – дома. Однако общение и отчетность можно вести из коворкинга, другого удобного места и даже из другой страны.

Для многих «удаленка» является решением текущих рабочих проблем. Например, таких, как пробки и затраты времени на дорогу до офиса и обратно. «Удаленка» – это возможность планировать свое время, больше находиться дома, совмещать работу с материнством, выбирать месторасположение, работать в проектах или для работодателей из любой точки земного шара.

К недостаткам относятся возможные сложности в организации рабочего места или пространства, необходимость самодисциплины, сокращение социальных контактов, совмещение работы с домашним бытом, а также техническая оснащенность, например, гаджетами и программным обеспечением.

Как вы думаете, к плюсам или минусам «удаленки» можно отнести возможность сидеть за рабочим столом в пижаме? А возможность работать в любое время? Как показывает статистика, на сегодняшний день мнение респондентов разделилось 50/50.

Действительно, на первых порах отсутствие необходимости облачаться в деловой костюм радует многих. Однако со временем домашний стиль превращается в негативную привычку. Решили посвятить дневное время детям? Вот только вечером придется выполнять взятые на себя деловые обязательства.

При работе из дома часто страдают пунктуальность, творческий настрой, границы официальности, быстрое реагирование коллег, мотивация довести проект до завершения. А значит, теряется и деловая репутация, и заказы.

Совсем недавно многие мечтали вырваться из рамок с 9 до 5. А сегодня все чаще слышатся жалобы, что «раньше были хотя бы выходные, а теперь от наплыва сообщений можно спастись, только выставив статус „занят“».

В офисе вы можете «перекурить» и «посплетничать» (да, это тоже часть корпоративного неформального общения), оценить мимику и невербальную реакцию собеседника, обсудить детали проекта во время совместного ланча. А вот сотрудники или фрилансеры, работающие на «удаленке», не всегда знают в лицо своего работодателя и коллег в совместном удаленном проекте. Однако именно удаленное взаимодействие расширяет перспективы по выбору сотрудников. На «удаленке» появляется возможность собрать идеальную команду, обратиться к специалистам, даже если они далеко.

Участие в выездной конференции – это уникальная возможность профессионального роста и нетворкинга. А теперь вы видите своих коллег лишь на экране, к тому же, согласно регламенту, у вас отключен микрофон.

Страничка в соцсетях становится местом не только вашего личного общения, но и вашей самопрезентации. На вашу личную страничку обязательно заглянет и будущий работодатель, и рекрутер, и потенциальный клиент, и бизнес-партнер, и коллеги. Рекомендуется разделять личные и деловые аккаунты в соцсетях, однако если ваш личный аккаунт имеет статус «в открытом доступе», он также является источником информации.

Задание:

Ответьте на вопрос: работаете ли вы на «удаленке»? Или общаетесь с друзьями, знакомыми, коллегами? Какие видеоконференции посещаете? Как вы оцениваете подобный опыт?

Техническая подготовка

«Самый модный аксессуар? Наушники и микрофон!»

Если вы фрилансер или специалист, предлагающий услуги на удаленной основе, то в большинстве случаев вы сами отвечаете за техническое обеспечение, приобретаете необходимое вам оборудование, гаджеты, программное обеспечение. Не имея гаджетов или программного обеспечения, вы не можете выполнить свои обязательства, например, принять участие в видеоконференции или получить заказ. Если вы сотрудник, обсудите гаджеты и их финансирование с работодателем.

Официальные правила и взаимодействие руководителя с подчиненными по обеспечению техническими средствами связи сегодня создаются и осваиваются на практике. Вполне возможно, что в скором времени в стандартный договор по найму на работу будет включен раздел по обеспечению сотрудников гаджетами. Во многих компаниях предоставление телефона или компьютера уже сегодня заменяет использование корпоративного транспорта и другие бонусы.

Во избежание недоразумений важно, чтобы в письменном или устном соглашении сторон были учтены особенности использования гаджетов.

Важный договорной аспект – использование гаджетов для личных целей. Как известно, техническое оборудование является собственностью компании. Многие фирмы ведут слежение за переходами по ссылкам и использованием сотрудниками программного обеспечения. Предоставляя оборудование, компания-работодатель вправе наложить подобные ограничения на сотрудников, работающих из дома. В этом случае сотрудник не может использовать гаджеты для личных звонков или переписки.

Видеонаблюдение в целях контроля за сотрудником, работающим из дома, – тема для обсуждения. Заключая подобные договора, обеим сторонам следует уделить особое внимание закону о защите персональных данных. Это важные правила деловой этики и гражданского кодекса.

Как выполнить задание и работу, если у вас неожиданно сломался телефон или завис компьютер? Решением на практике могут стать запасные или заменяющие гаджеты, облачные или дисковые хранилища данных. Создание копий и дубликатов – это не только техническое решение, но и ваша профессиональная репутация.

Техническая неподготовленность не является поводом для опоздания с выполнением задачи. Форс-мажор является уважительной причиной. Не откладывайте объяснение. Чем быстрее вы сообщите о своих обстоятельствах, тем быстрее появится возможность найти решение. Необходимо извиниться и назначить новые сроки исполнения.

Является ли отсутствие интернета уважительной причиной? Если подобная ситуация случилась впервые, достаточно извиниться и объяснить обстоятельства. Хорошо, если для быстрого решения задачи вы можете использовать интернет-соединение в ближайшем кафе или у родственников. Желание решить проблему также создает ваш положительный имидж. Если связь прерывается часто, предупредите об этом заранее, чтобы коллеги или клиент смогли рассчитать сроки исполнения.

Отсутствие зарядки для телефона или другого гаджета, а значит, и отсутствие связи – частая причина извинений между знакомыми и близкими людьми. Этика делового общения предполагает, что вы вовремя позаботитесь о подзарядке или используете портативную. Зарядка понадобится вам во время видеоконференции или онлайн-выступления. Чтобы не прервать связь, а значит, и не потерять репутацию или клиентов, используйте портативные подзаряжающие батарейки или зарядку в автомобиле, это подчеркнет ваше отношение к делу.

В случае когда вы общаетесь только удаленно, удобно иметь несколько видов связи, чтобы быстро сообщить о проблеме и обсудить решение. Например, номер телефона, адрес электронной почты, связь в соцсетях, скайп, мессенджеры. Удобно разместить возможные способы связи в автоматической подписи электронного письма.

Если ваше общение началось с одного способа связи, не стесняйтесь расспросить и про другие. Искренне объясните, что делаете это не из праздного любопытства, а на случай технических вопросов. Подобный вопрос можно обсудить и устно, и письменно, и в мессенджере.

Согласно общепринятым правилам, а также закону о конфиденциальности и защите личных данных, передавать личные электронные адреса и номера телефонов не полагается. Перед тем как передать данные третьему лицу, обсудите такую возможность с владельцем номера. Исключением являются контакты и координаты, выставленные в свободном доступе, ведущие на сайт и предоставленные самим владельцем.

Чтобы не пришлось извиняться, создайте для себя удобную схему работы с гаджетами. Используйте различные электронные устройства для оптимального выполнения разных задач: для переписки в мессенджерах, в электронной почте, в соцсетях, для видеотрансляции и т. д. Так вы лучше подготовитесь к бесперебойному общению, создадите удобную зону для обсуждения, сможете продемонстрировать себя с наиболее выгодной стороны.

Частой проблемой на практике становится обращение к информации, хранящейся на том же носителе. Если вы не можете открыть файл, продолжая общение, пообещайте, что перешлете данные сразу после разговора. Еще одна возможность – переслать данные, а затем продолжить разговор.

Согласно проведенным опросам, самым модным аксессуаром сегодня является чехол для гаджета. На втором месте – наушники. На третьем – микрофон.

Микрофон и наушники должны обладать высоким качеством, а не только быть модным аксессуаром. Теперь это тоже ваш деловой стиль и ваш имидж.

Качество вашей гарнитуры не должно мешать общению. Лишние скрипы и помехи в эфире помешают четкому восприятию. Разговор, в котором часто приходится переспрашивать из-за зависания или проглатывания слов, раздражает собеседника.

Если вам некомфортно общаться, до вас доносятся посторонние звуки (звук телевизора, плач ребенка, дрель соседа) или вы плохо расслышали, предупредите собеседника. Если он не может заменить гарнитуру или, например, перейти в другое место, то важный разговор лучше сократить или перенести. Договоренности стоит закрепить письменно.