Всегда оговаривайте время начала и окончания встречи. Я потерял счет встречам, о которых было известно лишь время начала, а у участников имелись разные негласные ожидания, когда все закончится. Поэтому прежде всего убедитесь, что участники договорились о продолжительности диалога и смогут присутствовать на протяжении всей встречи.