Введение

Некоторое время назад, я начал публиковать справочники по бизнес-процессам. Для того чтобы ими пользоваться, необходимо знать особенности применяемых нотаций и знать основы процессного подхода. Естественно, эта тема столь объёмна, что ей можно посвятить отдельную книгу и не одну. Но, на практике приведённой информации вполне хватает для практического применения графики бизнес-процессов и описания к ним. Ведь на самом деле все нотации были созданы в том числе и для того чтобы объяснять как должен реализовываться сложный процесс той или иной деятельности.

На мой взгляд, в текущих условиях, когда дефицит персонала только крепчает, а качество сотрудников падает, знание в области бизнес-процессов столь же необходимо как умение читать. Обладая этими знаниями, вы можете описать деятельность и значительно быстрее усваивать новых сотрудников.

Основы работы с бизнес-процессами

Немного о заблуждениях в отношении бизнес-процессов

Даже среди программистов и бизнес-аналитиков нередко приходится сталкиваться с не совсем верным пониманием бизнес-процессов и нотаций, при помощи которых они отображаются. Чаще всего понимают так, что нотация – это графическая модель, при помощи которой отображается бизнес-процесс. На самом деле, это немного не так.

Нотация – это акцент на определенную методологию рассмотрения бизнес-процесса. В каком-то случае больше делается акцент на ресурсы и управление взаимодействием (это IDEF0), в другом больше внимание уделяется логике и логическим операциям, содержащимися в процессе (это BPMN), в другом случае акцент на действия и результаты (это EPC). Кстати, именно этот вариант наиболее удобен для написания инструкций, адресованных на конкретного исполнителя, а вот BPMN лучше подходит для описания взаимодействия между отделами и написания регламентов.

Соответственно, когда мы говорим о глубокой проработке организации, то потребуется использовать все 3 нотации. Обращаясь к той или иной, в зависимости от задачи, которая перед нами стоит.

Так как это издание больше прикладного характера, не буду уходить в теоретические изыскания, которые скорее всего будут интересны профессионалам в области бизнес-процессов, а не непосредственным потребителям плодов этого инструмента. Мы с вами будем использовать только 2 нотации (BPMN и EPC). В процессе того как вы будете изучать шаблоны, вы с лёгкостью сможете читать графику. Базовые понятия мы с вами разберем в этой главе.

В некоторых случаях мне приходилось полностью отказываться от привычной графики и отрисовывать бизнес-процесс в форме своеобразного комикса. Я не считаю, что это неправильно, а даже наоборот. В конечном итоге, бизнес-процессы (далее БП) – это всего лишь инструмент синхронизации и объяснения логики и если в каких-то случаях лучше уйти от классических канонов, то это нужно делать. Но это делается на уровне передачи результатов разработки рядовому сотруднику, но ни в коем случае не может делаться на этапах разработки или поддержания актуальности БП.

Собственно, вот мы с вами и добрались до следующего важного заблуждения о БП.

БП – это не кирпич, он живой и постоянно меняется. Понятное дело, что бизнес меняется вслед за ситуацией на рынке, вслед за новыми технологиями, а БП – это отражение этих изменений. Собственно, именно поэтому работа с БП требует поддержания их актуальности.

На практике нередко приходится сталкиваться с ситуациями (как правило это в крупных компаниях, холдингах), когда организация накапливает такое количество недостоверных регламентов и бизнес-процессов, что их нужно не то, что актуализировать, а практически заново проектировать.

Происходит это именно из-за того, что в хорошие времена уделялось время структурированию, а потом на это перестали обращать внимание, потом накопилось, а потом объём необходимых актуализаций стал столь велик, что придавил. В итоге система знаний компании (бизнес-процессы можно с уверенностью назвать памятью организации) просто обесценивается. Ей перестают верить сотрудники, начиная с рядовых, заканчивая топ уровнем.

Чтобы этого не происходило, работа с бизнес-процессами должна быть так же встроена в повседневную модель управления, как и контроль дебиторки, или уровня продаж, или контроль запасов. Если актуальность бизнес-процессов поддерживать каждый день, то это вполне выполнимая работа даже для небольшого бизнеса. В противном случае, даже ресурсов холдинга не хватит, чтобы своевременно навести порядок.

Собственно, это наиболее важные моменты, которые нужно знать по поводу бизнес-процессов.

Если вы уже знакомы с бизнес-процессами, то можете пропустить эту главу, так как я тщательно комментирую сложные элементы БП. Описание обозначений и технических особенностей БП и нотаций – это скорее дань академичности.

Нотация BPMN

На текущий момент эта нотация наиболее распространена. Это и понятно, так как она сосредоточена именно на процессе, его ходе. Она очень удобна для описания СRM и ERP и схожих систем, собственно этим и объясняется её популярность.

Business Process Model and Notation – тут даже переводчик не нужен. Даже из названия видно, на чём делали акцент разработчики этой нотации. Кстати, она была разработана в 2004 г, а последнее дополнение к ней вышло совсем недавно, в 2013 году. Так что можно считать, что это свеженький инструмент.

В состав этой нотации вначале входило всего десять обозначений, а в современной версии их уже ближе к сотне. Мы будем пользоваться в основном краткой версией, в некоторых случаях будем использовать и элементы полной версии. Но пусть это вас не пугает, её понятность это только увеличивает. Если будут возникать сложности, то вы всегда можете найти меня в социальных сетях и задать вопрос.

Ну а пока вот базовые элементы этой нотации:

Событие (круг);

Задача (прямоугольник);

Шлюз, развилка (ромб);

Поток, ход (стрелка);

Базы данных, документы;

Сноски, Пулы.

У нас всегда есть стартовое событие, запускающее процесс. Оно обозначается кружком с тонкой линией, в который может быть вписан значок, уточняющий характер этого события (Рис. 1. Примеры стартовых событий)

Рисунок 1. Примеры стартовых событий

События могут возникать и посередине БП. В этом случае процесс будет течь дальше, только тогда, когда это событие произойдет. В нашей графике это будет нечасто. Вот несколько примеров таких событий (Рис. 2. Примеры промежуточных событий). Обратите внимание, что у промежуточных событий кружок с двойной границей.

Рисунок 2. Примеры промежуточных событий.

Любой БП – это движение к результату, другими словами, он завершается событием. При чтении графики это сильно облегчает восприятие. И в отношении конечных событий мы будем применять практически весь доступный арсенал. Так как они будут подробно закомментированы, а кроме того, в текстовой части БП вы всегда найдёте описание таких событий, приведу только несколько примеров (Рис. 3. Примеры конечных событий.)

Рисунок 3. Примеры конечных событий.

Единственное замечание, которое нам осталось сделать о событиях, это закомментированность этого элемента графики. На мой взгляд, крайне важно контролировать целостность восприятия графики. То есть смотря на схему, пользователь должен сразу же видеть (считывать) основную мысль. Именно поэтому я сам всегда комментирую события и всем рекомендую (Рис. 4. Пример комментированности события). Под значком события просто добавляю лаконичный текст. Если случай совсем сложный, то пользуюсь и выносками (комментарии, как на наших рисунках под квадратной скобкой или овалы, как на этом рисунке).