Делайте все ваши записи кратко, используйте сокращения:
Т — телефонные звонки. Для обозначения входящих и исходящих звонков используйте стрелочку, направленную к Т или от Т.
Ч — чтение отчетов и других документов.
Н — написание писем, памятных записок и т.д.
Д — диктовка.
П — посетители. Отмечайте галочкой запланированные встречи, а чтобы обозначить незапланированного посетителя, ставьте крестик.
Вы довольно легко найдете другие сокращения для обозначения разных видов деятельности и отвлечений. Но не забудьте указать их в верхней части листа, чтобы не тратить попусту время, пытаясь потом вспомнить, что они обозначают.