Постоянно напоминайте людям о том, что никогда не меняется (константы).
Регулярно привлекайте подчиненных к составлению планов на случай непредвиденных ситуаций. Что, скорее всего, изменится? Что именно мы будем делать, если это произойдет? На практике учите людей, используя сценарии часто повторяющихся ситуаций. Что, если то или другое событие произойдет опять? Что именно мы будем делать в этом случае?
При фактическом возникновении непредвиденных ситуаций адаптируйтесь и импровизируйте. А что еще остается?