Потребовалось больше недели и несколько моих напоминаний, чтобы новый сотрудник признался: он понятия не имеет, что это такое. Я ушам своим не верил. Это базовый документ, в котором просто отражены все доходы от проекта за вычетом всех расходов, что показывает прибыль проекта или уровень возврата на совокупные инвестиции, и эти финансовые показатели соотнесены с графиком реализации проекта. Тем не менее джентльмен со степенью МВА понятия не имел, с чего нужно начинать, и даже не смог воспользоваться учебником, словарем или интернетом, чтобы найти нужную информацию.
Формулируйте задачу четко и конкретно
Объясните подчиненным, чего вы от них хотите и зачем. Важность этого шага очевидна: если ваши сотрудники знают, чего и зачем вы от них хотите, а также понимают преимущества и недостатки предложенного вами способа действий, они не только могут быстрее справиться с поручением, но также, вероятно, смогут заранее увидеть возможные отклонения от рабочего плана или предложить улучшения, о которых вы не подумали, когда в последний раз выполняли такую же работу.
Обучая, будьте терпеливы, поддерживайте и ободряйте сотрудников. Помните, что на усвоение новой информации требуется время. Большинство людей учатся в процессе обсуждения предмета. Если кто-то задает вам множество вопросов и вновь и вновь обращается за помощью, не теряйте терпения. Ваша раздражительность только демотивирует подчиненных и не позволит им получить нужную информацию.
Поощряйте задавать вопросы, давайте обратную связь
Если сотрудники будут бояться задавать вам вопросы, они постараются сделать всё как считают нужным, не прибегая к вашим советам, только чтобы вас не раздражать. Зачастую это приводит к ошибкам, которые в плане времени и денег обойдутся гораздо дороже, чем если бы вы потратили время на предварительное подробное объяснение сути работы.
Обучая, поощряйте вопросы и давайте обратную связь. Говорите подчиненным: «Если у вас возникли вопросы, обращайтесь ко мне. Если у вас возникли проблемы, я в вашем распоряжении».
Поддерживайте сотрудников, пусть они регулярно обращаются к вам за советом или идеей. Если у вас имеются хоть какие-то сомнения относительно их способности выполнить работу, согласуйте график мониторинга и отчета: тогда, если задача действительно важная, вы будете отслеживать прогресс в рабочем процессе еженедельно или даже ежедневно.
Обучение сотрудников эффективному выполнению конкретных рабочих задач — действенный способ повысить вашу собственную результативность. Потратив какое-то время и обучив сотрудника качественно выполнять новую работу, вы можете делегировать ее ему, а сами заняться более важными делами.