Как правило, заказчик проекта выделяет бюджет не сразу, а поэтапно. Чаще всего следующий транш приходит после достижения заранее определенной ключевой точки — Milestone. До этого момента проект финансирует компания-исполнитель из своих средств. И чем меньше итерация работы (чем больше ключевых точек), тем чаще в компанию поступают деньги (рис. 49).
Оценка эффективности расходования средств
Понять, насколько эффективно расходуются деньги, можно разными инструментами. Один из них — метод освоенного объема.
Метод освоенного объема (Earned value management) — это один из самых распространенных способов контроля при управлении стоимостью проекта. Он помогает руководителю отслеживать отклонения фактического объема выполненных работ и их стоимости от запланированных. Метод работает абсолютно для любых проектов в любой отрасли.
Метод использует следующие показатели:
PV (Planned value) — запланированная стоимость работ на рассматриваемый период времени;
EV (Earned value) — запланированная стоимость фактически выполненных работ на рассматриваемый период времени, то есть освоенный объем;
AC (Actual cost) — фактическая стоимость выполненных работ на рассматриваемый период времени.
Чтобы подсчитать, насколько мы отстаем от плана или опережаем его, необходимо знать два индекса: SPI и CPI.
SPI (Schedule performance index) — индекс выполнения календарного плана, говорящий нам о том, насколько мы вписываемся в запланированный график. Он используется для прогноза сроков завершения проекта. Рассчитывается по формуле:
Если вы получили индекс меньше 1, то проект отстает от расписания. Если больше, то опережает. Если индекс равен 1 — значит, все идет по плану.
При работе с этим индексом важно в первую очередь анализировать операции, находящиеся на критическом пути, что позволит понять, с опережением или опозданием выполняется проект в целом.
CPI (Cost per performance) — индекс стоимости выполненных работ. Рассчитывается по формуле:
Этот индекс иллюстрирует эффективность использования бюджета с точки зрения выполненных работ. Если показатель меньше 1, значит, тратится больше, чем было запланировано на этот объем работ. Если больше 1, то уровень затрат меньше, чем планировалось к этому времени. Если 1 — все идет по плану. Также можно сказать, что данный индекс показывает объем результатов на каждый вложенный доллар или рубль.
Индексы могут серьезно обмануть менеджера, если использовать их неправильно. Например, если мы таким образом будем считать операции, не находящиеся на критическом пути, то можем получить весьма благостную картину, когда все индексы будут больше 1. В то же время может оказаться, что операции на критическом пути уже отстают от графика и перерасходуют бюджет, — следовательно, выбивается из него и весь проект.
Хорошая практика — рассчитывать такие коэффициенты отдельно для критического пути и для проекта в целом: тогда можно получить объективную информацию о состоянии дел.
Для закрепления материала советуем посмотреть наше видео с примером.