4. Идентификация влияния изменений на содержание проекта, сроки, стоимость и качество. Вместе с командой проекта необходимо оценить, как именно запрашиваемое изменение повлияет на содержание существующих работ проекта, расписание, бюджет и качество.
5. Оценка затрат, преимуществ и выбор альтернативы. Обычно существует несколько способов выполнить запрос на изменение. Заинтересованная сторона проекта, запросившая изменение, не всегда может предложить оптимальный вариант, и команда проекта должна подумать, как достичь такого же результата иначе и с меньшими усилиями.
Из ярких примеров: проект по доработкам внутренней системы анкетирования сотрудников. Заказчик попросил добавить возможность отправки определенного шаблона опросника выбранным сотрудникам. Подобный функционал требовал трех недель разработки. При детализации запроса выяснилось, что необходимо учитывать профессиональную позицию сотрудника, указав ее в начале анкеты: разработчик, тестировщик или бизнес-аналитик. Команда предложила добавить в опросник возможность кастомизации и импорта полей из карточки сотрудника. Подобная альтернатива предоставляла заказчику гораздо более гибкое решение, и на ее реализацию нужно было потратить всего одну неделю. Заказчик с радостью утвердил данное решение и был им очень доволен.
6. Оценка стоимости изменения. Необходимо посчитать, сколько будут стоить работы или как долго они будут выполняться при разных вариантах исполнения запроса на изменение.
7. Принятие решения о включении изменения в проект. Спонсор проекта выбирает одну из предложенных альтернатив, утверждает ее и все расходы на реализацию. Затем команда забирает изменение в работу.
8. Обновление документов проекта и внедрение изменения. Обычно изменение добавляет в проект определенные работы. Поэтому после утверждения изменения новые задачи нужно добавить в иерархическую структуру работ проекта, его бюджет и расписание. После этого можно приступать непосредственно к реализации запроса.
9. Документирование решения и информирование заинтересованных сторон. Перед внесением любых изменений нужно создать или обновить документацию, где детально будет описано, как именно работает дорабатываемая система сейчас. Это особенно важно в проектах, которые длятся много лет, иногда десятилетиями. Такая документация позволит отследить историю изменений проекта и найти причину проблем, если они вдруг возникнут.