Как работать с изменениями в проекте
Схематично процесс работы с изменениями выглядит следующим образом (рис. 57).
Давайте рассмотрим его детальнее.
1. Идентификация изменения. В этом помогает форма запроса на изменение. Как правило, это простая форма, доступная через интернет (в Google Forms или любом другом аналогичном сервисе). Имя инициатора и время заполнения определяются автоматически, поэтому заполнить нужно всего одно поле — описание запроса (рис. 58).
В чем полезность этой формы?
Часто заинтересованная сторона проекта сообщает, что возникла необходимость или желание что-то в проекте изменить. Человеку пришла в голову замечательная идея, и он спешит ею поделиться. В этом случае руководитель проекта должен попросить заполнить форму запроса на изменение. Человеку нужно будет описать свою идею — и тем самым фактически расписаться в ее авторстве. И вот на этом этапе исчезает достаточно много замыслов: после изложения идеи в письменном виде она часто уже не выглядит такой привлекательной. Удобство формы также в том, что менеджер не забудет об изменениях, как часто бывает, если запрос поступил в телефонном разговоре.
2. Уточнение содержания. Когда запрос на изменение получен, нужно убедиться, что менеджер его верно понял. При необходимости следует уточнить содержание запроса у инициатора. Полученная информация также должна быть отражена в форме.
3. Оценка сложности и стоимости рассмотрения изменения и принятие решения об анализе изменения. Иногда встречаются настолько сложные запросы, что только для их оценки требуются недели. В таких случаях нужно подготовить оценку трудоемкости рассмотрения изменения и согласовать ее со спонсором проекта. Далее уже он решает, нужно ли проводить оценку.
В нашей практике нередко случалась примерно такая переписка: «Привет! Нужно добавить вот такой функционал» (далее идет описание). — «Привет! Это сложное изменение. Архитектору нужно будет потратить неделю рабочего времени, чтобы понять, сколько оно будет стоить и как повлияет на сроки». — «Хм. Я не думал, что это такая сложная штука. Тогда не нужно».
В этом случае спонсор проекта не согласовал оценку изменения, и мы сразу отправили запрос в архив. Почему не удалили? Архив нужен, чтобы указать спонсору на принятое ранее решение в том случае, если он снова придет с этой же идеей.
Если же спонсор утверждает затраты, необходимые на анализ изменения, или анализ можно провести очень быстро, то мы переходим к следующем пункту.