Задача управления коммуникациями проекта — обеспечить эффективный обмен информацией между заинтересованными сторонами. Нужно наладить процесс сбора, создания, распространения и архивирования информации. В то же время менеджеру нужно обеспечить гибкость процесса и все время адаптировать его под меняющиеся требования людей, участвующих в проекте.
Даже если менеджеру кажется, что с коммуникациями в его проекте все идеально, то всегда можно улучшить что-то еще. У меня есть хороший пример управления коммуникациями. Однажды у меня сменился непосредственный руководитель. Новый хотел держать руку на пульсе всех событий и попросил меня ставить его в копию всех моих электронных писем. Мне эта просьба показалась странной, так как у человека нет физической возможности прочитать всю переписку всех подчиненных руководителей проектов, но я согласился. Тут же возникла другая проблема: я время от времени просто забывал добавить руководителя в копию, а потому часть событий в проектах все равно оказывалась для него сюрпризом.
Тогда я решил попробовать оптимизировать процесс: я прямо спросил, что именно его волнует. Оказалось, что это ключевые события в моих проектах, новости, прогнозы по загрузке команд, их росту или сокращению. Эти данные ему были нужны для планирования и управления пулом ресурсов в подразделении. Тогда я предложил вариант, при котором сам буду собирать новости проектов, а также все нужные прогнозы в один отчет, который он будет получать раз в неделю. В итоге коммуникации стали намного более эффективными. Начальник был в курсе всего, что ему нужно было знать, а мне стало удобнее работать.
От того, насколько грамотно менеджер построит управление коммуникациями, зависит то, насколько легко ему будет управлять проектом.