Для чего нужно планирование?
Убедиться, что все заинтересованные стороны одинаково понимают, что такое риск: на какие события нужно реагировать, а какие можно оставить без внимания.
Договориться о доступных команде инструментах, которыми она обязательно будет пользоваться при управлении рисками. Часто возникает ситуация, когда команда, только увидев весь арсенал инструментов для управления рисками, собирается использовать их все: метод Дельфи, диаграмму «торнадо», метод Монте-Карло и т.д. Когда же дело доходит до их применения, то оказывается, что мало кто знает, как ими пользоваться. И тогда уже команда невольно старается отложить эти активности на потом. Ведь требуется больше усилий, чтобы сначала погрузиться в вопрос, а затем научиться применять новые знания на практике. Когда же инструмент знаком, то им пользуются охотнее, а результаты появляются намного быстрее.
Договориться о минимальном времени, которое команда готова тратить на управление рисками. Важно определить именно минимальное время на эту активность. В самом начале проекта, когда команда еще полна энтузиазма, она, например, может принять решение проводить двухчасовые встречи по управлению рисками еженедельно. Правда, обычно от этой идеи легко отказываются при первом же сомнении, что время тратится с пользой. В то же время договоренность встречаться минимум раз в две недели на 30 минут выполнить проще. В этом чаще видят пользу.
Определить уровень толерантности к рискам заинтересованных сторон проекта, в том числе и организации-заказчика. Толерантность к рискам индивидуальна, поэтому иногда два человека, говорящих об одном и том же событии, абсолютно не понимают друг друга.
Вернемся к примеру с рулеткой. Сколько вы готовы поставить на красное? А на зеро? Представьте себе, что руководитель проекта предлагает спонсору поставить на красное X условных единиц, чтобы использовать выигрыш для компенсации сверхурочного времени, которое потратила команда для возвращения проекта в запланированное расписание. Если спонсор — азартный человек, который ежедневно делает ставки, в несколько раз превышающие Х, то ему это предложение может показаться весьма здравым. Если же спонсор — человек не азартный и за квартал обходит казино, то, скорее всего, менеджер будет уволен.