Цитаты из книги «Стратегическое планирование»

Пример программы _________________________________________________________ ПРОГРАММА ПО ПЕРЕЕЗДУ В НОВЫЙ ОФИС 17 декабря 2008 ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА Переехать в новый офис, который лучше прежнего и расположен в центре города. Сделать это так, чтобы деятельность компании не останавливалась ни на один день. ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ 1. Назначить ответственного за программу и обучить его, как управлять выполнением задач по программе. _______________________ Зам. по админ вопросам 2. Добиться, чтобы каждый держатель задачи по этой программе изучил ее, сдал проверку, подтвердил даты завершения своих задач по программе. _______________________

для программы. Примеры производственных задач: «Открыть магазин 1 сентября и сделать за неделю продаж на $150 тыс.». «Выйти на объем производства 50 тыс. штук в неделю». «Зарегистрировать 40 человек на 2 круглых стола». «До 1 февраля нанять 10 отвечающих требованиям консультантов». РЕЗЮМЕ Чтобы программа была успешной, она должна содержать согласованные задачи всех необходимых типов. Программы, содержащие только рабочие задачи, редко бывают успешными. Чтобы такую программу выполнить, требуется слишком много усилий руководителя, который будет восполнять недостаток в задачах остальных типов ручным контролем. Это сделает выполнение программ слишком трудоемким и непредсказуемым. Убедитесь, что ваши программы включают все необходимые типы задач, прежде чем запускать их в работу.

Целесообразность выполнения некоторых задач зависит от определенных обстоятельств. Брать с собой зонтик имеет смысл только тогда, когда ожидается дождь. «Взять зонтик, если прогноз погоды плохой» – условная задача. Каждая условная задача предполагает наблюдение за определенными показателями. Прежде чем выполнять условную задачу, держатель задачи должен изучить этот показатель. Поэтому фактически условная задача всегда предусматривает необходимость получить какие-то сведения, произвести их оценку и в зависимости от результата оценки выполнять или не выполнять задачу. Условными могут быть задачи разных типов. Примеры условных задач: «Если образуется завал из входящих писем, ежедневно выделяйте 1 час рабочего времени менеджеров отдела сбыта, чтобы отвечать на них» (это условная первоочередная задача). «Если у нас будет перегрузка, необходимо взять со склада еще один станок и запустить его в эксплуатацию» (условная рабочая задача). «Если клиент из Минска, то договориться и поехать на встречу с ним и на месте пообщаться, если из другого города, договориться о встрече с ним в нашем офисе» (условная рабочая задача). «Если дизайн-проект не устраивает клиента, найти нового дизайнера и сделать предварительный дизайн-проект» (условная рабочая задача). «Если вы заметили угрозу невыполнения задачи или всей программы, немедленно напишите доклад ответственному за программу» (условная жизненно важная задача). ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАДАЧИ Как писал Л. Рон Хаббард: «Установление квот (обычно с учетом времени) – это “производственные задачи”»18. Чтобы при составлении программы заранее установить критерии ее успешности, необходимо задать какие-то количественные параметры. Например, когда открывают новый магазин, есть определенная дата открытия и объем реализации в первую неделю после открытия. Можно сказать, что производственные задачи устанавливают квоты

Вот ряд примеров жизненно важных задач: «Провести исследование и собрать данные о том, насколько средний доход на семью в районе расположения магазина соответствует формату нового магазина». «Раз в неделю общаться с каждым арендодателем, выясняя их планы в отношении сдачи помещений в аренду». «Пока идет кампания, еженедельно проверять запас книг на складе, чтобы всегда в наличии был как минимум двухнедельный запас». «Еженедельно осуществлять проверку использования вентиляционной системы и проводить ее диагностику». РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ Рабочие задачи – это шаги на пути к выполнению всей программы. Формулировка рабочей задачи включает определенное время, когда она должна быть завершена, чтобы можно было согласовать ее выполнение с другими задачами и успешно завершить программу. Примеры рабочих задач: «Разместить рекламу услуг в трех местных журналах согласно одобренному списку, чтобы получить 500 откликов». «Обеспечить необходимые стройматериалы для выполнения работ». «Подготовить список имен для рассылки». «Сделать генеральную уборку в офисе и на прилегающей территории». «Изъять все старые визитки и выдать новые». «Составить график работы со 100 существующими клиентами на три месяца вперед в соответствии с маркетинговым планом». УСЛОВНЫЕ ЗАДАЧИ

часы, когда ему удобно проводить интервью». «Все вопросы с прессой решает Анна Петрова». «Каждый из держателей задач по этой программе обязан предоставить письменный доклад с приложением доказательств успешного завершения задачи, доклад направляют ответственному за программу17». ЖИЗНЕННО ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ Жизненно важная задача – это то, что необходимо выполнять ради самой возможности выполнять программу. Как писал о жизненно важных задачах Л. Рон Хаббард: «Сюда входит то, что необходимо сделать для того, чтобы вообще было возможно работать». Например, еще до выполнения других задач необходимо внимательно исследовать область деятельности, чтобы своевременно выявить любые препятствия для выполнения программы. Например, в программе открытия продуктового магазина может быть жизненно важная задача по инспектированию уровня дохода местных жителей, которая должна быть выполнена в самом начале программы. Во время выполнения этой задачи выясняется, что совсем недавно в этом районе было закрыто крупное предприятие, на котором работало много местных жителей. Это приведет в ближайшее время к изменению в поведении потребителя – например, он будет искать самые дешевые товары. Эти данные позволяют заблаговременно скорректировать программу и изменить формат магазина. Кроме того, уже в процессе выполнения программы могут возникнуть какие-то препятствия и угрозы. Когда открывается новый магазин в новом районе, существует риск, что в результате благоустройства территории или ремонта дороги будет перекрыт проезд к магазину. Или риск того, что какой-то мощный конкурент решит открыть магазин поблизости. Довольно часто такие потенциальные угрозы можно предвидеть, и это дает возможность включить в программу задачи, позволяющие своевременно выявить возникновение угрозы, и осуществить какие-то действия, чтобы с угрозой справиться. Например, если есть угроза того, что кто-то из сильных конкурентов откроет поблизости свой магазин и заберет часть клиентов, необходимо постоянно поддерживать коммуникацию с владельцами объектов недвижимости, подходящих под размещение магазина. Такое общение не потребует много времени, возможно, для этого будет достаточно пары часов в месяц, но это позволит в случае возникновения угрозы быстро предпринять какие-то меры за несколько месяцев до открытия магазина конкурентов.

ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ Часто выполнение задач по программе требует, чтобы держатели задач выполняли какие-то функции, отличающиеся от их обычных функций в соответствии с организующей схемой. Например, в программе по открытию нового магазина начальник склада отвечает за контроль работы электриков, занимающихся проводкой. Он выполняет эту работу просто потому, что у него есть соответствующая квалификация и опыт. Можно сказать, что хорошо сформулированные первоочередные задачи создают временную оргсхему, которая служит для выполнения программы. Если держатели задач не будут понимать эту оргсхему, они не смогут эффективно взаимодействовать, перестанет работать система быстрого потока. Первоочередные задачи описывают «оргсхему» программы, устанавливают правила коммуникации, правила выполнения функций и любые другие правила, которым должны следовать держатели задач в процессе выполнения программы и которые не являются для них обычными. Примерами таких задач являются: «Иванов отвечает за решение всех вопросов с пожарной инспекцией». «Начальник отдела продаж разрабатывает и корректирует все документы, которые впоследствии будут использоваться при работе с клиентами». «Руководитель службы финансов отвечает за одобрение всех расходов по программе и за обеспечение своевременных оплат». «Координация действий по выполнению задач по программе будет проходить каждый четверг в 17:30 в кабинете начальника отдела обеспечения». Если задачи этого типа упускаются при составлении программы, это создает угрозу для выполнения всех остальных задач. Если выполнение первоочередных задач прекратится, это приведет к неудаче в выполнении программы в целом. Необходимо следить за тем, чтобы задачи этого типа были сформулированы, и затем контролировать их выполнение до завершения программы. Еще примеры первоочередных задач: «Директор по персоналу проводит интервью вышедшим на пенсию руководителям». «Андрей Иванов помогает в проведении этих интервью». «Секретарь приемной назначает время проведения интервью для Андрея Иванова (на те дни, когда он будет в офисе) и для директора по персоналу на те

Типы задач при составлении программ Если вы когда-нибудь пытались составлять программы и затем успешно их реализовывать, вы сталкивались с тем, что задачи бывают разных типов. Некоторые из них необходимо постоянно выполнять в течение всей программы, другие выполняются последовательно, одна за другой. Например, задача «проверять еженедельно наличие достаточного запаса рекламных буклетов» должна выполняться в течение всей программы, а задача «встретиться с главным редактором» возникает только один раз в течение программы. Л. Рон Хаббард в своих статьях15 описал различные типы задач для составления программ и правила работы с ними. В этой статье приведены краткие данные в отношении этого предмета и примеры использования задач различных типов при составлении программ. ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА Для того чтобы каждый держатель задачи16, взяв в руки программу, сразу же понимал, каково ее предназначение, в самом начале программы указывают ее главную задачу. Эта задача представляет собой формулировку цели самой программы. Примеры главных задач для программ из различных программ: «Привести в рабочее состояние все механизмы и все оборудование технического отделения». «Открыть магазин в центре города». «Полностью укомплектовать отдел продаж квалифицированными сотрудниками». «Разработать фирменный стиль компании, содействующий формированию профессионального имиджа, повышению привлекательности самой компании и ее продуктов».

который издает четкие и определенные приказы и добивается их исполнения или энергично настаивает на их исполнении, будет иметь высокие статистики. Мудрость? Популярность? К сожалению, они имеют к этому небольшое отношение или даже не имеют никакого отношения вообще. Способ получить растущие статистики, процветающую и счастливую группу гораздо более прост, нежели человек это когда-либо себе представлял.

исполнении приказов. Хорошие лидеры: 1. Не работают с непопулярными программами. 2. Издают четкие, определенные приказы и 3. Добиваются исполнения или настаивают на нем. Это справедливо как в отношении руководящего органа, так и в отношении отдельного человека. Типичный пример плохого руководящего органа (по крайней мере, на данной стадии его развития) – Организация Объединенных Наций. У этой структуры есть великие идеи в отношении того, насколько человеку, вероятно, следует быть лучше, однако: 1. Если ООН и издает какие-либо приказы, они представляют собой невнятное бормотание, и 2. ООН издает приказы, по которым может добиться лишь незначительного исполнения или не может добиться его вообще. Заметьте, что данная организация еще и неплатежеспособна, ее раздирают внутренние конфликты, и она не сдвинулась с мертвой точки в выполнении своей наиважнейшей программы – предотвращения войн. Неважно, почему так получается, но это правда. Это очень слабый руководящий орган, и гораздо более вероятно, что он исчезнет, чем то, что он расширится. Вы можете быть абсолютно уверены в том, что руководитель или руководящий орган, который не придерживается популярных программ, не издает четких приказов, не добивается их исполнения и не настаивает на этом, будет иметь низкие статистики. И вы можете быть уверены, что руководитель или руководящий орган, который составляет популярные программы или придерживается таких программ

или же настаивание на их исполнении со стороны тех, кто их отдал. Если дела будут обстоять иначе, то рано или поздно группа развалится на части. Четкие, определенные приказы и указания в отношении четко составленных программ неизбежно приведут к расширению. Быть мудрым или хорошим или нравиться другим не означает добиваться расширения. Люди в группе могут быть радостными, но вопрос в том, добиваются ли они чего-нибудь как группа. Так что все сводится к следующему: • Определенные указания в отношении известных программ и согласие с этими указаниями или же настаивание на их исполнении приводят к процветанию и расширению. • Если приказы отсутствуют вообще или издаются такие приказы, в которых не учитывается реальная ситуация, это приводит к застою и краху. В идеале необходимо иметь такие программы, с которыми вся группа или большая ее часть будет согласна полностью. А затем способствовать продвижению данных программ посредством четких и определенных приказов и добиваться исполнения этих приказов, достигая согласия с ними или же настаивая на их исполнении. Однако независимо от энтузиазма по отношению к программе она в конечном итоге провалится, если не будет человека или руководящего органа, который будет издавать приказы и добиваться их исполнения, с тем чтобы работа над программой продолжалась. Таким образом, у нас есть характерные черты очень плохого руководителя, группа которого будет распадаться и потерпит неудачу, независимо от того, насколько весело сотрудникам было вместе с руководителем. Плохие лидеры: • Не издают приказов или издают приказы, не учитывающие реальную ситуацию. • Не добиваются исполнения и не настаивают на этом. Плохой лидер не является «брюзгой» или «садистом» и не обладает набором многих других подобных качеств, на которых люди обычно акцентируют внимание. Это просто лидер, который либо вообще не издает приказов, либо издает приказы, не учитывающие реальную ситуацию, либо не настаивает на