тому, кто отдал приказ. Стандартная формула общения.
На практике доклад об исполнении оформляется следующим образом:
1. Доклад об исполнении пишется в форме обычного послания, направляемого через руководителей человеку, издавшему приказ.
2. Вверху страницы, посередине, пишется заголовок «ДОКЛАД ОБ ИСПОЛНЕНИИ».
3. В докладе в краткой, сжатой форме содержится описание того, что было сделано.
4. К нему скрепкой прикрепляются ВСЕ первоначальные приказы, с тем чтобы человек, издавший приказ, а также секретари на линии могли сразу увидеть, что именно было приказано, и, сравнив это с тем, что было сделано, убедиться, что это действительно исполнено, что это – законченный цикл.
5. Любая другая относящаяся к делу информация также прикрепляется скрепкой к докладу об исполнении. Например, копия написанного письма, если был отдан приказ написать письмо.
6. ДОКЛАД НАПРАВЛЯЮТ ЧЕЛОВЕКУ, ОТДАВШЕМУ ПРИКАЗ, через любого коммуникатора, который делает запись в журнале о выполнении приказа.
7. Он содержит подтверждение: то, что было сделано, действительно завершено. Например, «Прилагаемый приказ выполнен».
Далее. Существуют долгосрочные задачи и краткосрочные задачи. И хотя о долгосрочных задачах не докладывают как о выполненных, до тех пор пока их выполнение действительно не будет закончено, это не мешает докладывать о завершении краткосрочных задач, из которых складывается выполняемая долгосрочная задача.
Цель этого не в том, чтобы сказать, что следует составлять доклады о ходе работ. Нет. Мы заинтересованы только в ЗАВЕРШЕНИЯХ. Но разве ВЫПОЛНЕННАЯ краткосрочная задача не является завершением?
Доклады об исполнении приказов руководителя пишутся не на имя секретарей руководителя, но они направляются через них, чтобы можно было сделать отметку в журнале и передать их руководителю. Кто отдает приказ, тот и получает ответ.
В том случае если секретарь руководителя должен получить доклад об исполнении одного приказа от нескольких человек, он обычно хранит этот доклад до тех пор, пока все эти терминалы не пришлют свои доклады. В случае если некоторые области деятельности не отчитываются, он отправляет послание