Они содержат:
1. Информацию о деятельности в их области.
2. В особенности информацию о любых важных событиях, которые происходят.
3. Любую информацию, которая могла бы представлять интерес для начальника.
Такие доклады должны быть очень точными, они не должны содержать обобщений и не должны строиться на предположении, что получатель знает данный вопрос.
Укажите «имя, звание и личный номер», но в этих докладах никогда не должно быть информации типа «Сегодня звонил господин Джонс». Это предполагает, что получатель должен вспоминать о том, кто такой господин Джонс: «А, это господин Джонс из Американской торговой ассоциации». Предоставьте достаточно данных, чтобы можно было ясно определить: КТО. А также, конечно, достаточно данных, чтобы можно было ясно определить: ЧТО или ПО ПОВОДУ ЧЕГО.
И никогда не используйте сокращения, способные внести путаницу. «С/Д» может означать «Стив Дэниелс», или «совет директоров», или даже «срочные дела»!
ЧЕМ ЯВЛЯЮТСЯ ДОКЛАДЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ
Доклад об исполнении является именно ДОКЛАДОМ ОБ ИСПОЛНЕНИИ, то есть завершенным циклом действия, о котором человеку, издавшему приказ, докладывают как о ВЫПОЛНЕННОМ цикле действия.
Это не тот цикл, который начат, и не тот, который находится в процессе выполнения. Это завершенный цикл, СООБЩЕНИЕ О КОТОРОМ, КАК О ВЫПОЛНЕННОМ, ВЕРНУЛОСЬ К ЧЕЛОВЕКУ, ИЗДАВШЕМУ ПРИКАЗ, чтобы закончить командный цикл общения.
Просто начать выполнять цикл – не значит выполнить приказ. Добиться некоторого прогресса – не значит выполнить приказ. Выполнить приказ – значит довести весь цикл до завершения. И чтобы доложить о нем как о ВЫПОЛНЕННОМ, подать затем доклад об исполнении человеку, отдавшему приказ.
Доклад об исполнении должен свидетельствовать о том, что первоначальный приказ выполнен, о нем делается запись в журнале, и ответ направляется