Даже находясь в Фазе 2, руководитель будет сталкиваться с моментами в своем подразделении, которые нужно организовать. В данном случае “организовать” – это определить, какие функции должны быть выполнены, поручить кому-то эти функции и добиться их выполнения и хорошего взаимодействия с остальными сотрудниками.
Например, руководитель обнаружил, что в его отделе много не очень сложной работы по сортировке входящих документов, это отнимает у опытных и дорогих специалистов слишком много времени. Он описывает работу по сортировке входящих документов в виде инструкции, находит на эту работу человека, быстро ему растолковывает обязанности и добивается, чтобы тот смог их успешно выполнять. Одновременно он изменяет обязанности опытных специалистов, чтобы больше они эту работу не делали, и налаживает их взаимодействие с новым сотрудником. Таким образом он организовал работу подразделения по-новому, повысив эффективность.
Для того чтобы успешно организовывать, необходимо внимательно наблюдать, анализировать, разбираться в происходящем. Важной составляющей таких наблюдений является количественное измерение результатов сотрудников, анализа их загрузки, без этого сложно понять, что нужно организовывать. А в процесс организации входит составление различных бланков, форм и инструкций и, конечно, обучение персонала.
Действия руководителя по организации включают также принятие решений о пригодности сотрудника к определенной работе, о найме или увольнении, о перераспределении нагрузки и функций в подразделении. Это не значит, что руководитель должен дублировать функции службы персонала, но он должен добиваться, чтобы эти функции выполнялись в полном объеме, а если такой службы нет, выполняет сам.
Планировать
Невозможно согласовать действия подчиненных, если нет точного плана с перечнем задач. Поэтому руководитель должен разрабатывать краткосрочные планы – на неделю, среднесрочные – на несколько недель и долгосрочные планы, определяющие развитие подразделения на год и более. Эти планы должны быть у него в наличии в виде документов, содержащих точные задачи. Эти планы – один из самых важных рабочих документов, используемых руководителем. Кстати, можно практически мгновенно определить, насколько руководитель профессионален, только лишь изучив этот набор планов и просмотрев отчеты об их выполнении.
Руководитель добивается, чтобы у каждого из подчиненных был план работы на неделю и при необходимости – на больший промежуток времени. План на