При проведенні зборів дуже важливо забезпечити, щоб доповіді тих, хто виступає, були енергійними і точними, щоб всі виступаючі були готовими до зборів. Оскільки збори проводяться після нарад керівників, ніякої особливої підготовки вони не потребують. Важливо тільки, щоб керівники взяли із собою на збори графіки статистик своїх підрозділів, звіти і плани. Ведучому зборів необхідно керувати темпом, щоб збори проходили швидко, без зайвих витрат часу.
Хорошим результатом проведення зборів є наснага співробітників і бажання діяти. Якщо у вас не виходить створити такий результат, уважно подивіться, в чому ви відхилилися від описаної процедури.
Типові помилки при проведенні щотижневих зборів персоналу:
● Не пояснити працівникам, в чому мета зборів персоналу, який порядок і правила їх проведення. В цьому разі вони просто, без зайвих думок, почнуть діяти за звичкою і намагатимуться перетворити ці збори у щось, чим вони не повинні бути: дискусійний клуб, мозковий штурм, вечір запитань і відповідей.
● Обрати невдалий час для проведення зборів, наприклад розпочати збори у розпал робочого дня або навпаки – після закінчення робочого дня. Для моїх компаній успішним було проведення загальних зборів під час обідньої перерви, один раз у тиждень можна дозволити собі скоротити обідню перерву на півгодини. Як показує досвід, якщо на якусь справу є тільки півгодини, вона і триває півгодини, якщо обмежень за часом немає, на неї можна витратити занадто багато часу.
● Ведучий зборів надає слово всім підряд, не домагається, щоб виступаючі притримувалися регламенту. В результаті пріоритети спотворюються, збори затягуються або перетворюються в дискусійний клуб чи нараду. Учасники зборів замість того, щоб вийти натхненними, виповзають втомленими.
● Змінювати час зборів. Найбільш організованих працівників, які звикли планувати свій робочий тиждень завчасно, це сильно розстроює. Навіть якщо керівник з якоїсь надзвичайно важливої причини відсутній, збори мають відбутися за розкладом. У цьому разі їх проводить заступник, коли немає і його – хтось із керівників. Якщо в компанії є ще хоча б три людини, збори мають відбутися.
● Змішувати щотижневі збори з іншими формами спілкування з персоналом, наприклад із навчальними семінарами. У цьому разі збори взагалі не дадуть очікуваного результату. Ніколи не змішуйте щотижневі загальні збори персоналу з навчанням або чимось ще. Якщо з якоїсь причини це здається зручним, проведіть збори відповідно до описаної послідовності дій, завершіть їх і після цього проводьте навчання.