● В одному посланні бажано розглядати тільки одне питання. Це зручно, оскільки іноді приходять послання, в яких відразу кілька різних питань, які потрібно обробляти окремо. Якщо вони в одному документі, паперовому або електронному, робити це незручно.
● У посланні має бути чітко зазначено, що вимагається від одержувача. Буває важко зрозуміти, чого очікує відправник: щоб інформація була просто взята до уваги, необхідна відповідь, потрібна якась інша дія? Члени команди повинні з повагою ставитися до роботи один одного, тому будь-яке послання має бути таким, щоб його можна було легко обробити, аби не виникало необхідності надсилати якісь уточнюючі запити. З цієї причини не рекомендую ніколи ставити когось у копію електронного листа, виняток може бути тільки для загальних оголошень. Коли людина отримує послання, де вона зазначена як одержувач копії, складно зрозуміти, що від неї очікується. Краще в такому випадку в електронній пошті відкрити вже відправлене одержувачу послання і перенаправити іншому, прямо вказавши, що від нього очікується.