Координация и оргполитика
В идеально организованной компании все моменты деятельности описаны в оргполитике, но на практике такого не встретишь. Поэтому периодически возникают ситуации, которые можно решать разными способами, что приводит к совершенно разным последствиям. Некоторые «решения» могут наносить ощутимый вред отдельным подразделениям компании. Например, в моей собственной компании была довольно обычная для бизнеса ситуация – отдел продаж хотел увеличить доход, поэтому принимал заказы даже тогда, когда они не соответствовали рекомендуемым срокам производства. Жесткой политики в отношении того, что делать, если клиенту необходимо срочно изготовить изделия, не было. В результате для выполнения некоторых заказов на предприятии приходилось организовывать ночные смены, привлекать менее квалифицированный персонал. От этого страдало качество изделий и наши отношения с клиентами.
Снижение качества приводило к тому, что самому отделу продаж приходилось тратить больше усилий на улаживание недовольных клиентов, производству приходилось разбираться с претензиями недовольных клиентов, производство тратило время и материалы на доработку или переделывание изделий, а у руководителей появлялось много дополнительной работы по улаживанию всех организационных вопросов. Если бы была хорошо налажена координация между продажами и производством, то даже при отсутствии политики было бы найдено нормальное решение – просто повысить цены на срочные заказы. Это снизило бы желание клиентов размещать заказы в последний момент, а если бы такое все же случалось, компания хотя бы зарабатывала на срочных заказах соответствующие дополнительным хлопотам деньги.
Важно понимать: чем хуже оргполитика компании, тем больше вопросов приходится решать во время координации. Если при согласовании действий постоянно приходится сталкиваться с одной и той же проблемой, нужно разработать правила, как должны действовать сотрудники, – это сэкономит время и повысит эффективность.
Например, почти каждую неделю приходится решать вопрос о выдаче товара со склада в нерабочее время, так как важный клиент может приехать и получить товар только в этот день. В этом случае стоит написать оргполитику, которая опишет, как подавать заявку на склад, как должны действовать сотрудники в случае получения этой заявки и в каких случаях вообще допустимо организовывать внеурочную выдачу товара.