Вам нужно использовать CRM, даже если вы работаете в одиночку. Почему? Потому, что никто не в состоянии держать в голове все сделки. Я использовал Highrise https://highrisehq.com и AmoCRM http://www.amocrm.ru, обе систему имеют свои преимущества и недостатки, поэтому, выберите ту, которая вам подходит лучше.