Спонтанные разговоры с коллегами и подчиненными забирают время и прерывают вашу работу. Все контакты лучше оптимизировать, создав и внедрив набор рациональных правил, в том числе запланировав для каждого подчиненного гарантированные день и время, лучше на постоянной основе. Вопросы, которые не могут ждать плановой встречи, сотрудники могут решить во время «окон координации». Кроме этого, нужно обеспечить «аварийный» канал связи и правила его использования.
Цитаты из книги «Корпоративные хронофаги. Найти и обезвредить! Или как избавить от лишней работы себя и сотрудников»
322
• Многозадачность является очень разрушительной привычкой. Такой режим работы вызывает иллюзию суперпродуктивности, а на самом деле резко снижает качество решений и неоправданно увеличивает лишь продолжительность решения проблемы. Работы лучше выполнять последовательно, не пытаясь сэкономить время за счет многозадачности.
• Слишком частое прерывание сложной работы опасно. Такой подход гарантированно приводит к большим потерям времени, вызванным резким снижением качества решений и повышенной утомляемостью мозга. Лучше правильно чередовать «режим гроссмейстера» и «окна координации».
• Не рассматривайте каждую вводную как свое обязательство. За вами остается неотъемлемое право и обязанность расстановки приоритетов для решения: чем заниматься сейчас, чем в определенное время, что поручить подчиненным, а что и вообще можно игнорировать.
• Пишите СМС. А как быть, если вы перезваниваете звонившему вам человеку, а теперь уже он не берет трубку? Я пишу СМС: «Добрый день, это Александр Фридман. Вы мне звонили в 10:45. Буду рад Вашему звонку с 14:00 до 15:00 или прошу сообщить удобное Вам время для моего повторного звонка».
• Выключайте телефоны, и мобильный, и стационарный, когда входите в «режим концентрации». Вышли из него, вошли в «окно координации», посмотрели, кто звонил, и поговорили, с кем нужно. Звонки остальным запланировали на другое удобное вам время. О чем не забыли написать «памятку», которую прочитаете в конце дня. Или поставьте сигнал напоминания.
Если же помощник опознает номер VIP или названная фамилия предполагает, что он может вас потревожить, то он отвечает: «Одну минуту, соединяю вас с Александром». Типичная ошибка: сначала вас просят представиться, а потом сообщают, что интересующая вас персона занята. Создается впечатление, что занята эта персона именно для вас.
Научите его произносить фразу: «Добрый день, меня зовут Анна, я помощник Александра Фридмана. К сожалению, он сейчас занят. Можно ли попросить вас назвать свою фамилию? Я передам информацию Александру, и он перезвонит вам сразу после____» – далее называется время начала «окна координации».
О проекте
О подписке